Créez votre premier événement

Que vous organisiez une réunion de brainstorm rapide ou un grand webinar public, créer votre premier événement dans Livestorm est facile. Vous pouvez créer votre événement comme vous le souhaitez puis le personnaliser selon vos besoins. Cet article vous guide à travers le processus simple, étape par étape — cela ne prend que quelques minutes !

Créez Votre Événement Via Plusieurs Voies#

Il existe plusieurs chemins que vous pouvez suivre pour créer un événement, selon vos préférences : tableau de bord, calendrier, système de calendrier personnel.

Créez votre événement via le tableau de bord Livestorm#

Vous pouvez créer votre événement via votre tableau de bord Événements dans Livestorm.

Allez sur votre tableau de bord Événements. Cliquez sur Créer un Nouvel Événement en haut à droite.

Créez votre événement via le calendrier Livestorm#

Vous pouvez également créer votre événement en cliquant sur le calendrier dans votre tableau de bord Livestorm.

Cliquez sur n'importe quelle partie blanche de votre calendrier.

Créez votre événement avec un système de calendrier personnel#

Vous pouvez également créer un événement directement dans une application de calendrier tierce, telle que Google Calendar ou Outlook Calendar, tant qu'elle est intégrée à votre compte Livestorm.

1Ouvrez votre application tierce de calendrier et créez un événement (Google Calendar utilisé ici à titre d'exemple).

2Remplissez les champs obligatoires.

3Choisissez d’ajouter un service vidéo comme emplacement. Par exemple, avec Google Calendar, cliquez sur Ajouter une visioconférence et choisissez Livestorm dans la liste des modules complémentaires ci-dessous. N’oubliez pas de sauvegarder votre événement.

4Votre événement apparaîtra ensuite dans votre tableau de bord Événements dans Livestorm.

Configurez vos paramètres principaux#

Lorsque vous créez votre événement depuis le tableau de bord Livestorm, il vous est demandé de configurer vos paramètres principaux.

Vous pouvez :

1Nommez votre événement.

2 Ajustez l’URL.

3 Ajustez les paramètres d'accès à l'événement.

4Déterminer les autorisations de prise de parole

5Choisissez votre date, heure, et fuseau horaire.

Des options sont disponibles pour les fuseaux horaires du monde entier ! Vos destinataires recevront votre invitation par email avec le fuseau horaire dans lequel ils se trouvent actuellement, traduit depuis le fuseau horaire de votre événement si nécessaire.

6Ajoutez toutes les sessions futures.

7Ajoutez tous les membres de l'équipe que vous souhaitez.

Ajouter une nouvelle session#

Vous pouvez toujours ajouter, modifier, renommer ou supprimer des sessions pour n'importe quel événement dans le cadre d'un événement récurrent. Toutes les configurations pré-configurées s'appliqueront à chaque session que vous choisissez d'ajouter, sauf si vous modifiez les paramètres.

Pour ajouter une nouvelle session :

1Depuis le tableau de bord, sélectionnez l'événement où vous souhaitez ajouter une session.

2Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Ajouter une session. Vous pouvez créer autant de sessions futures que vous le souhaitez. 👌

3Définissez la date, l’heure et le fuseau horaire de la session, puis enregistrez.

4Ajoutez un nom de session si vous le souhaitez.

5Sélectionnez vos membres de l'équipe (mis en surbrillance ou non).

6Cliquez sur Enregistrer.

7Votre nouvelle session a été créée avec succès ! 🎉

Modifier une session#

Voici les étapes pour modifier une session :

1Cliquez sur la session que vous souhaitez modifier.

2Vous pouvez :

• Modifier la date, l’heure et le fuseau horaire de la session (1).

• Changer le nom (2).

• Ajouter ou mettre à jour un membre de l’équipe (3).

• Ajouter un intervenant·e externe (4).

3Une fois que vous avez terminé de modifier votre session, cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une session#

Pour supprimer une session :

1Sélectionnez la session que vous souhaitez supprimer.

2Cliquez sur le menu ⋮ en haut à droite et choisissez Supprimer la session.

3Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer la session dans la fenêtre de confirmation.

4La session a maintenant été supprimée avec succès du tableau de bord des sessions.

Configurez les paramètres de votre événement#

Une fois votre événement créé, vous pouvez le personnaliser davantage en cliquant sur Configuration de l'événement dans le tableau de bord de votre événement. Cela vous permet de modifier les paramètres généraux et de configurer les fonctionnalités optionnelles selon vos besoins.

Choisissez vos paramètres d'accès à l'événement#

Vous pouvez ajuster les paramètres d'accès de votre événement pour réguler qui peut voir, s'inscrire et rejoindre l'événement.

Pour ceux qui sont en dehors de votre espace de travail (toute personne qui n’est pas membre de votre équipe dans Livestorm), vous pouvez leur permettre un accès complet pour voir et rejoindre votre événement en cochant Accès dans les paramètres. Cela signifie qu’ils pourront accéder à la page d’inscription pour s’inscrire et rejoindre l’événement en plus de pouvoir accéder à l’événement via le lien partagé de l’événement.

• Si vous ne souhaitez pas qu'ils voient ou rejoignent votre événement, vous pouvez indiquer Pas d'accès dans les paramètres. Cela signifie qu'ils ne pourront pas accéder à la page d'inscription pour s'inscrire et rejoindre la réunion ou accéder à l'événement via le lien partagé. Vous pouvez toujours inscrire quelqu'un manuellement en tant qu'exception.

• En tant que paramètre d'accès séparé, vous pouvez indiquer Accès ou Pas d'accès pour toute votre équipe (dans votre espace de travail).

Choisissez les permissions de prise de parole pour votre événement#

Qui prend la parole lors de votre événement dépend de vous, selon le type d'événement que vous organisez.

Vous pouvez sélectionner soit :

• Seuls les membres de l'équipe et les intervenant·e·s externes peuvent parler. Cette option vous permet de limiter la scène uniquement à ceux qui étaient prévus pour parler.

ou

• Tous peuvent parler. Cette option vous offre plus de flexibilité et permet à jusqu'à 25 participants de votre événement de monter sur scène pour prendre la parole s'ils le souhaitent.

Définissez la durée de votre événement#

Chaque événement peut durer jusqu'à 4 heures et 45 minutes au total. Vous pouvez toujours commencer et terminer votre événement plus tôt.

Choisissez la langue de votre événement#

Vous pouvez choisir d'organiser votre événement dans l'une des 24 langues différentes disponibles avec Livestorm. Nous traduirons tout ce qui est visible pour vos inscrits et participants : la page d'accueil, la salle d'événement, et les emails.

Personnalisez votre page d'inscription#

Vous pouvez personnaliser la page d'inscription de votre événement pour répondre à vos besoins en :

• Ajouter une limite d'inscription pour contrôler combien de personnes peuvent s'inscrire à votre événement

• Ajouter ou supprimer un champ d'inscription que les inscrits doivent remplir

• Ajouter tous les consentements supplémentaires qui doivent être acceptés lors de l'inscription

• Ajouter la page d'inscription à votre page d'entreprise

Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, vous pouvez également voir votre page d'inscription en mode détaillé ou léger. Le mode détaillé affichera toutes les informations sur l’événement, la entreprise, et l’hôte sur la page tandis que le mode léger affichera uniquement une page d'accès rapide pour s'inscrire et rejoindre votre événement.

Personnalisez votre salle d'événement#

Dans ce paramètre, vous pouvez configurer votre salle d'événement pour :

1Activez les onglets chat, questions, sondages et participants

2Masquez les noms de famille de vos participant·e·s du grand public

3Permettre aux participant·e·s de télécharger les présentations PDF partagées

Personnalisez le design de votre événement#

Le paramètre Design vous permet de personnaliser la page d'inscription de votre événement ainsi que les emails associés. Vous pouvez modifier :

1Couleur de fond

2Couleur du texte

3Couleur de fond du bouton d'accès

4Couleur du texte du bouton d'accès

5Logo de l'entreprise (à la place du logo de Livestorm)

6Image de couverture pour l'arrière-plan

Ces personnalisations apparaîtront à la fois sur votre page d'inscription et dans les emails envoyés à vos inscrits concernant votre événement depuis votre compte Livestorm.

Configurez vos e-mails d'événement#

Il y a 5 emails qui sont automatiquement attribués à votre événement. Vous pouvez prévisualiser, modifier et supprimer chacun d’entre eux selon vos besoins et vous pouvez ajouter un nouvel email automatisé.

Si nécessaire, vous pouvez également ajouter un nouveau modèle d'e-mail à utiliser à la place de celui suggéré par Livestorm. Pour ce faire :

1Cliquez sur Ajouter un e-mail dans l’onglet paramètres e-mail.

2Cliquez sur Gérer les modèles.

3Vous serez redirigé vers les paramètres e-mail de votre compte Livestorm. Cliquez sur Créer un modèle en haut à gauche ou au centre de la fenêtre.

4Remplissez les champs obligatoires.

5Si nécessaire, envoyez-vous un test depuis le bouton Envoyer un test en haut à droite de l'écran.

6Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer ce modèle.

7Une fois le modèle créé, vous pouvez y accéder depuis le menu déroulant de Ajouter un email dans l’onglet paramètres email.

Choisissez vos paramètres d'enregistrement et de replay#

L'enregistrement est automatiquement activé pour chaque événement. Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre événement, vous pouvez simplement décochez la case Enregistrer automatiquement au démarrage de l'événement.

Vous pouvez également gérer qui a accès au replay pour être :

1Personne : Cette option supprime la vidéo replay des e-mails après l'événement, mais vous pourrez toujours la télécharger en tant qu'hôte de l'événement.

2Inscrits et participant·e·s : Cette option est cochée automatiquement et signifie que la vidéo du replay sera accessible à tous les inscrits de l'événement par la suite, qu'ils aient été présents ou non.

3Tout le monde à la demande : Cette option vous permet d'avoir un événement à la demande et signifie que toute personne disposant du lien partagé pourra s'inscrire et regarder le replay après la fin de l'événement.

Choisissez vos paramètres vidéo#

Votre vidéo sera automatiquement diffusée via la plateforme de Livestorm, cependant vous pouvez également configurer une autre source de streaming pour le streaming RTMP ou un autre iframe souhaité. Vous pouvez en apprendre plus sur la façon de le configurer dans notre documentation du Centre d'aide.

Configurez Vos Automatisations#

Vous pouvez également ajouter une automation pour Démarrer l'événement, Terminer l'événement, Lire une vidéo, ou Rediriger vers une page.

Pour ajouter une automatisation :

1Cliquez sur Ajouter une automatisation.

2Choisissez l'automatisation souhaitée dans le menu déroulant

3Cliquez sur Ajouter une automatisation.

Vous pouvez supprimer ou modifier une automatisation :

1Cliquez sur Modifier à droite d'une automation existante.

2Cliquez sur Mettre à jour l'automatisation pour modifier votre automatisation ou Supprimer l'automatisation pour la supprimer.

Ajouter des applications/intégrations#

Vous pouvez intégrer des applications externes à votre compte Livestorm pour vous aider à gérer vos événements, tels que HubSpot, Zapier, Google Calendar, etc. Vous devez configurer leur intégration à l'avance dans la section Applications de vos paramètres de compte afin de les activer dans l’onglet Applications des paramètres optionnels de votre événement.

Vous devez activer les applications souhaitées pour votre événement dans les paramètres de l'événement au préalable, même si elles sont déjà configurées dans votre compte général. Vous pouvez visiter notre section intégrations du Centre d'aide pour plus d'informations sur la configuration des intégrations spécifiques.

Testez votre événement#

Après avoir ajusté les paramètres de votre événement si nécessaire, vous pouvez tester votre page d'inscription et même la salle à l'avance pour voir à quoi elles ressembleront.

Testez la page d'inscription#

Vous pouvez prévisualiser votre page d'inscription en modes détaillé et léger.

1Cliquez sur la page d'inscription dans le coin supérieur droit du tableau de bord de votre événement.

2Choisissez Détaillé ou Léger dans le menu déroulant.

3Vous pouvez ensuite prévisualiser votre page d'inscription dans un nouvel onglet.

Rejoindre & Tester votre salle d'événement #

Depuis votre tableau de bord#

1 Naviguez vers la page « Événements » dans votre tableau de bord Livestorm

2 Recherchez votre événement dans la liste et cliquez sur le bouton ... correspondant à l'événement.

3 Cliquez sur le bouton « Accéder à l'événement »

Depuis votre menu session#

1 Accédez à votre événement et cliquez sur l'onglet « Sessions »

2 Cliquez sur la session spécifique à laquelle vous souhaitez participer

3 Cliquez sur le bouton « Rejoindre l'événement » depuis la page des détails de la session

Configurez les paramètres de votre caméra et de votre microphone selon vos préférences. Choisissez de Rejoindre la scène ou de Regarder l'événement.

Vous pourrez prévisualiser votre salle d'événement pour voir vos onglets chat, questions, sondages et participants.

Pour apporter d'autres modifications à votre événement, cliquez sur Quitter et confirmez que vous souhaitez quitter la salle pour revenir à votre tableau de bord.

Partagez votre événement#

Lorsque vous êtes prêt, il existe plusieurs façons de partager votre événement afin que d'autres puissent le voir et s'y inscrire.

Partager le lien de l'événement#

Vous pouvez facilement copier et partager le lien de votre événement :

1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.

2Sélectionnez Partager l'événement.

3Cliquez sur Copier le lien de l'événement.

4Le lien de l'événement est maintenant copié, et vous pouvez le partager avec toute personne que vous souhaitez. 🎉

Partager la page d'inscription#

Vous pouvez également partager la page d'inscription de votre événement sous forme de lien ou de code d'intégration :

1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.

2Sélectionnez Partager l'événement.

3Cliquez sur Partager la page d'inscription.

4Dans le menu déroulant, choisissez Copier le lien ou Obtenir le code d'intégration.

Inscrire quelqu'un manuellement#

Si vous devez inscrire manuellement quelqu'un à votre événement ou garantir son inscription, vous pouvez le faire à tout moment :

1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.

2Sélectionnez Partager l'événement.

3Cliquez sur S'inscrire manuellement.

4Sélectionnez la session pour laquelle vous souhaitez les inscrire (1) et saisissez leur adresse e-mail (2).

5Cliquez sur Confirmer l'inscription pour terminer le processus.

Envoyer des invitations par email#

Si vous avez un abonnement payant, vous pouvez également inviter des personnes à s'inscrire à votre événement depuis l'onglet Invitations par email dans la barre de navigation supérieure.

1Allez dans l'onglet Invitations par email pour votre événement. Cliquez sur Inviter des contacts.

2Prévisualisez votre email d'invitation si vous le souhaitez, puis saisissez les emails des personnes que vous souhaitez inviter dans la fenêtre ci-dessous.

3Vérifiez la reconnaissance du RGPD et du consentement pour la réception.

4Cliquez sur Inviter des contacts. Vos invitations sont maintenant envoyées ! 🎉

Dupliquez votre événement#

Si vous souhaitez dupliquer votre événement, vous pouvez le faire depuis la section Événements de votre tableau de bord.

1Cliquez sur la section Événements dans la barre de navigation latérale du tableau de bord.

2Survolez l'événement que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur les … à droite du titre.

3Dans le menu déroulant, choisissez Dupliquer.

4Choisissez un nom pour votre événement dupliqué (1). Modifiez l'URL si nécessaire (2).

5Cliquez sur Dupliquer l'événement en bas à droite.

6Votre événement est maintenant dupliqué ! 🎉

Supprimer votre événement#

Si vous souhaitez supprimer votre événement, vous pouvez le faire depuis votre tableau de bord des événements dashboard.

1Survolez l'événement que vous souhaitez supprimer et cliquez sur … à droite du titre.

2Choisissez Supprimer en bas du menu déroulant.

3Confirmez que vous souhaitez supprimer cet événement. Cela va supprimer définitivement la page d'inscription, les sessions, les inscrits et la salle événementielle associée à cet événement.

4Votre événement est maintenant supprimé.

Comme vous pouvez le voir, créer votre premier événement est simple et prend seulement quelques minutes. Bonne création ! 😊