Par défaut, les événements créés depuis le calendrier sont réservés pour 1 heure, mais vous pouvez bien sûr modifier la durée dans les paramètres.
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Créez votre premier événement
Qui peut l'utiliser ? Admin, Membre, Propriétaire de l'espace de travail
Sur quels plans ? Tous
Que vous organisiez une réunion de brainstorm rapide ou un grand webinar public, créer votre premier événement dans Livestorm est facile. Vous pouvez créer votre événement comme vous le souhaitez puis le personnaliser selon vos besoins. Cet article vous guide à travers le processus simple, étape par étape — cela ne prend que quelques minutes !
Dans cet article
- Créez Votre Événement Via Plusieurs Voies
- Configurez vos paramètres principaux
- Ajouter une nouvelle session
- Supprimer une session
- Configurez les paramètres de votre événement
- Personnalisez votre page d'inscription
- Personnalisez votre salle d'événement
- Personnalisez le design de votre événement
- Configurez vos e-mails d'événement
- Choisissez vos paramètres d'enregistrement et de replay
- Choisissez vos paramètres vidéo
- Configurez Vos Automatisations
- Testez votre événement
- Partagez votre événement
- Dupliquez votre événement
- Supprimer votre événement
Créez Votre Événement Via Plusieurs Voies#
Il existe plusieurs chemins que vous pouvez suivre pour créer un événement, selon vos préférences : tableau de bord, calendrier, système de calendrier personnel.
Créez votre événement via le tableau de bord Livestorm#
Vous pouvez créer votre événement via votre tableau de bord Événements dans Livestorm.
Allez sur votre tableau de bord Événements. Cliquez sur Créer un Nouvel Événement en haut à droite.
Créez votre événement via le calendrier Livestorm#
Vous pouvez également créer votre événement en cliquant sur le calendrier dans votre tableau de bord Livestorm.
Cliquez sur n'importe quelle partie blanche de votre calendrier.
Les membres de l'équipe avec le rôle "Membre" ne pourront pas créer, modifier, démarrer ou terminer des événements. De plus, ils ne pourront pas accéder aux paramètres de l'événement ni envoyer des invitations par e-mail. Cela n'est possible qu'avec le rôle d'Administrateur.
Créez votre événement avec un système de calendrier personnel#
Vous pouvez également créer un événement directement dans une application de calendrier tierce, telle que Google Calendar ou Outlook Calendar, tant qu'elle est intégrée à votre compte Livestorm.
Créer un événement de cette manière ne synchronisera PAS automatiquement avec le système de calendrier personnel de vos inscrits. Ils doivent ajouter manuellement votre événement à leur propre calendrier personnel.
1Ouvrez votre application tierce de calendrier et créez un événement (Google Calendar utilisé ici à titre d'exemple).
2Remplissez les champs obligatoires.
3Choisissez d’ajouter un service vidéo comme emplacement. Par exemple, avec Google Calendar, cliquez sur Ajouter une visioconférence et choisissez Livestorm dans la liste des modules complémentaires ci-dessous. N’oubliez pas de sauvegarder votre événement.
4Votre événement apparaîtra ensuite dans votre tableau de bord Événements dans Livestorm.
Configurez vos paramètres principaux#
Lorsque vous créez votre événement depuis le tableau de bord Livestorm, il vous est demandé de configurer vos paramètres principaux.
Ces paramètres peuvent également être modifiés à tout moment par la suite, lorsque vous configurez les paramètres avancés de votre événement.
Vous pouvez :
1Nommez votre événement.
2 Ajustez l’URL.
3 Ajustez les paramètres d'accès à l'événement.
4Déterminer les autorisations de prise de parole
5Choisissez votre date, heure, et fuseau horaire.
Lors de la création ou de l'ajout de nouvelles sessions, sélectionnez le lieu où se déroulera l'événement. Nous adapterons et afficherons le fuseau horaire en fonction du fuseau horaire de vos visiteurs et inscrits. Ainsi, toute personne qui consulte votre page d'inscription verra la date/heure de votre événement selon son propre fuseau horaire. Il en va de même pour la date/heure dans les e-mails automatiques. Pas de conversions compliquées de votre côté ni de celui de vos inscrits !
Des options sont disponibles pour les fuseaux horaires du monde entier ! Vos destinataires recevront votre invitation par email avec le fuseau horaire dans lequel ils se trouvent actuellement, traduit depuis le fuseau horaire de votre événement si nécessaire.
6Ajoutez toutes les sessions futures.
7Ajoutez tous les membres de l'équipe que vous souhaitez.
Ajouter une nouvelle session#
Vous pouvez toujours ajouter, modifier, renommer ou supprimer des sessions pour n'importe quel événement dans le cadre d'un événement récurrent. Toutes les configurations pré-configurées s'appliqueront à chaque session que vous choisissez d'ajouter, sauf si vous modifiez les paramètres.
Vous pouvez également ajouter un titre personnalisé pour chaque session de votre événement !
Pour ajouter une nouvelle session :
1Depuis le tableau de bord, sélectionnez l'événement où vous souhaitez ajouter une session.
2Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Ajouter une session. Vous pouvez créer autant de sessions futures que vous le souhaitez. 👌
3Définissez la date, l’heure et le fuseau horaire de la session, puis enregistrez.
4Ajoutez un nom de session si vous le souhaitez.
5Sélectionnez vos membres de l'équipe (mis en surbrillance ou non).
6Cliquez sur Enregistrer.
7Votre nouvelle session a été créée avec succès ! 🎉
Modifier une session#
Voici les étapes pour modifier une session :
1Cliquez sur la session que vous souhaitez modifier.
2Vous pouvez :
Modifier la date, l’heure et le fuseau horaire de la session (1).
Changer le nom (2).
Ajouter ou mettre à jour un membre de l’équipe (3).
Ajouter un intervenant·e externe (4).
3Une fois que vous avez terminé de modifier votre session, cliquez sur Enregistrer.
Supprimer une session#
Pour supprimer une session :
Si des personnes se sont déjà inscrites à une session, vous ne pourrez pas supprimer cette session spécifique. À la place, vous pouvez l'annuler. Ainsi, tous les emails restants seront également annulés. Si quelqu'un tente de se connecter à la salle Événement pour cette session, il sera redirigé vers une page indiquant que l'événement est annulé.
1Sélectionnez la session que vous souhaitez supprimer.
2Cliquez sur le menu ⋮ en haut à droite et choisissez Supprimer la session.
3Confirmez votre choix en cliquant sur Supprimer la session dans la fenêtre de confirmation.
4La session a maintenant été supprimée avec succès du tableau de bord des sessions.
Configurez les paramètres de votre événement#
Une fois votre événement créé, vous pouvez le personnaliser davantage en cliquant sur Configuration de l'événement dans le tableau de bord de votre événement. Cela vous permet de modifier les paramètres généraux et de configurer les fonctionnalités optionnelles selon vos besoins.
Choisissez vos paramètres d'accès à l'événement#
Vous pouvez ajuster les paramètres d'accès de votre événement pour réguler qui peut voir, s'inscrire et rejoindre l'événement.
Pour ceux qui sont en dehors de votre espace de travail (toute personne qui n’est pas membre de votre équipe dans Livestorm), vous pouvez leur permettre un accès complet pour voir et rejoindre votre événement en cochant Accès dans les paramètres. Cela signifie qu’ils pourront accéder à la page d’inscription pour s’inscrire et rejoindre l’événement en plus de pouvoir accéder à l’événement via le lien partagé de l’événement.
Si vous ne souhaitez pas qu'ils voient ou rejoignent votre événement, vous pouvez indiquer Pas d'accès dans les paramètres. Cela signifie qu'ils ne pourront pas accéder à la page d'inscription pour s'inscrire et rejoindre la réunion ou accéder à l'événement via le lien partagé. Vous pouvez toujours inscrire quelqu'un manuellement en tant qu'exception.
En tant que paramètre d'accès séparé, vous pouvez indiquer Accès ou Pas d'accès pour toute votre équipe (dans votre espace de travail).
Vous pouvez toujours inscrire quelqu’un en tant qu’exception via une inscription manuelle.
Choisissez les permissions de prise de parole pour votre événement#
Vous pouvez toujours inviter quelqu’un à prendre la parole ou retirer un·e intervenant·e de la scène, quelle que soit la configuration de votre événement.
Qui prend la parole lors de votre événement dépend de vous, selon le type d'événement que vous organisez.
Vous pouvez sélectionner soit :
Seuls les membres de l'équipe et les intervenant·e·s externes peuvent parler. Cette option vous permet de limiter la scène uniquement à ceux qui étaient prévus pour parler.
ou
Tous peuvent parler. Cette option vous offre plus de flexibilité et permet à jusqu'à 25 participants de votre événement de monter sur scène pour prendre la parole s'ils le souhaitent.
Une personne en mode compatibilité ne pourra pas parler dans la salle même si vous lui avez donné la permission.
Une fois que votre événement commence, vous ne pouvez plus modifier les autorisations de prise de parole.
Définissez la durée de votre événement#
Chaque événement peut durer jusqu'à 4 heures et 45 minutes au total. Vous pouvez toujours commencer et terminer votre événement plus tôt.
Ceci n’est qu’une estimation qui sera affichée sur la page d’inscription pour informer vos inscrits de la durée possible de l’événement. Cela ne mettra PAS automatiquement fin à votre événement une fois la durée estimée atteinte.
Choisissez la langue de votre événement#
Vous pouvez choisir d'organiser votre événement dans l'une des 24 langues différentes disponibles avec Livestorm. Nous traduirons tout ce qui est visible pour vos inscrits et participants : la page d'accueil, la salle d'événement, et les emails.
🌎 Jusqu'à présent, nous gérons 24 langues différentes : français, anglais, allemand, croate, arabe, espagnol, portugais, russe, coréen, danois, néerlandais, polonais, suédois, norvégien, italien, lituanien, tchèque, turc, finnois, slovène, chinois, japonais, vietnamien et grec 🌍 N’hésitez pas à demander si vous en souhaitez une autre ! Vous pouvez nous contacter à help@livestorm.co.
Personnalisez votre page d'inscription#
Vous pouvez personnaliser la page d'inscription de votre événement pour répondre à vos besoins en :
Ajouter une limite d'inscription pour contrôler combien de personnes peuvent s'inscrire à votre événement
Ajouter ou supprimer un champ d'inscription que les inscrits doivent remplir
Ajouter tous les consentements supplémentaires qui doivent être acceptés lors de l'inscription
Ajouter la page d'inscription à votre page d'entreprise
Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, vous pouvez également voir votre page d'inscription en mode détaillé ou léger. Le mode détaillé affichera toutes les informations sur l’événement, la entreprise, et l’hôte sur la page tandis que le mode léger affichera uniquement une page d'accès rapide pour s'inscrire et rejoindre votre événement.
Personnalisez votre salle d'événement#
Dans ce paramètre, vous pouvez configurer votre salle d'événement pour :
1Activez les onglets chat, questions, sondages et participants
2Masquez les noms de famille de vos participant·e·s du grand public
3Permettre aux participant·e·s de télécharger les présentations PDF partagées
Personnalisez le design de votre événement#
Le paramètre Design vous permet de personnaliser la page d'inscription de votre événement ainsi que les emails associés. Vous pouvez modifier :
1Couleur de fond
2Couleur du texte
3Couleur de fond du bouton d'accès
4Couleur du texte du bouton d'accès
5Logo de l'entreprise (à la place du logo de Livestorm)
6Image de couverture pour l'arrière-plan
Ces personnalisations apparaîtront à la fois sur votre page d'inscription et dans les emails envoyés à vos inscrits concernant votre événement depuis votre compte Livestorm.
Configurez vos e-mails d'événement#
Il y a 5 emails qui sont automatiquement attribués à votre événement. Vous pouvez prévisualiser, modifier et supprimer chacun d’entre eux selon vos besoins et vous pouvez ajouter un nouvel email automatisé.
Si nécessaire, vous pouvez également ajouter un nouveau modèle d'e-mail à utiliser à la place de celui suggéré par Livestorm. Pour ce faire :
1Cliquez sur Ajouter un e-mail dans l’onglet paramètres e-mail.
2Cliquez sur Gérer les modèles.
3Vous serez redirigé vers les paramètres e-mail de votre compte Livestorm. Cliquez sur Créer un modèle en haut à gauche ou au centre de la fenêtre.
4Remplissez les champs obligatoires.
5Si nécessaire, envoyez-vous un test depuis le bouton Envoyer un test en haut à droite de l'écran.
6Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer ce modèle.
7Une fois le modèle créé, vous pouvez y accéder depuis le menu déroulant de Ajouter un email dans l’onglet paramètres email.
Choisissez vos paramètres d'enregistrement et de replay#
L'enregistrement est automatiquement activé pour chaque événement.
L’enregistrement ne fonctionne pas lorsque vous avez une source vidéo iframe.
L'enregistrement est automatiquement activé pour chaque événement. Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre événement, vous pouvez simplement décochez la case Enregistrer automatiquement au démarrage de l'événement.
Le paramètre s'appliquera à toutes les sessions de l'événement.
Vous pouvez également gérer qui a accès au replay pour être :
1Personne : Cette option supprime la vidéo replay des e-mails après l'événement, mais vous pourrez toujours la télécharger en tant qu'hôte de l'événement.
2Inscrits et participant·e·s : Cette option est cochée automatiquement et signifie que la vidéo du replay sera accessible à tous les inscrits de l'événement par la suite, qu'ils aient été présents ou non.
3Tout le monde à la demande : Cette option vous permet d'avoir un événement à la demande et signifie que toute personne disposant du lien partagé pourra s'inscrire et regarder le replay après la fin de l'événement.
Choisissez vos paramètres vidéo#
Votre vidéo sera automatiquement diffusée via la plateforme de Livestorm, cependant vous pouvez également configurer une autre source de streaming pour le streaming RTMP ou un autre iframe souhaité. Vous pouvez en apprendre plus sur la façon de le configurer dans notre documentation du Centre d'aide.
Assurez-vous de configurer les sources de streaming souhaitées avant de commencer votre première session de l'événement. Une fois que vous avez démarré une session, vous ne pouvez pas ajouter une autre source de streaming pour les sessions futures
Configurez Vos Automatisations#
Vous pouvez également ajouter une automation pour Démarrer l'événement, Terminer l'événement, Lire une vidéo, ou Rediriger vers une page.
Assurez-vous d’activer l’automatisation sur le côté droit du titre Automatisation.
Pour ajouter une automatisation :
1Cliquez sur Ajouter une automatisation.
2Choisissez l'automatisation souhaitée dans le menu déroulant
3Cliquez sur Ajouter une automatisation.
Vous pouvez supprimer ou modifier une automatisation :
1Cliquez sur Modifier à droite d'une automation existante.
2Cliquez sur Mettre à jour l'automatisation pour modifier votre automatisation ou Supprimer l'automatisation pour la supprimer.
Ajouter des applications/intégrations#
Vous pouvez intégrer des applications externes à votre compte Livestorm pour vous aider à gérer vos événements, tels que HubSpot, Zapier, Google Calendar, etc. Vous devez configurer leur intégration à l'avance dans la section Applications de vos paramètres de compte afin de les activer dans l’onglet Applications des paramètres optionnels de votre événement.
Vous devez activer les applications souhaitées pour votre événement dans les paramètres de l'événement au préalable, même si elles sont déjà configurées dans votre compte général. Vous pouvez visiter notre section intégrations du Centre d'aide pour plus d'informations sur la configuration des intégrations spécifiques.
Testez votre événement#
Après avoir ajusté les paramètres de votre événement si nécessaire, vous pouvez tester votre page d'inscription et même la salle à l'avance pour voir à quoi elles ressembleront.
Testez la page d'inscription#
Vous pouvez prévisualiser votre page d'inscription en modes détaillé et léger.
1Cliquez sur la page d'inscription dans le coin supérieur droit du tableau de bord de votre événement.
2Choisissez Détaillé ou Léger dans le menu déroulant.
3Vous pouvez ensuite prévisualiser votre page d'inscription dans un nouvel onglet.
Tester la salle#
Grâce à notre mode aperçu, vous verrez que vous pourrez voir directement les modifications apportées à la salle de l’événement.
Votre événement ne commencera que lorsque vous appuierez sur Démarrer l'événement. Jusque-là, personne ne saura que vous êtes dans la salle de l'événement.
Accédez simplement à la salle et ne cliquez pas sur le bouton Démarrer l'événement. Assurez-vous d'avoir l'étiquette "Pas encore commencé" en permanence. Si vous cliquez sur Démarrer l'événement, les e-mails de notification seront envoyés à tous vos inscrits. Vous pouvez trouver plus d'informations sur la prévisualisation de votre salle d'événement ici.
1Cliquez sur Salle d’événement en haut à droite du tableau de bord de votre événement.
2Configurez les paramètres de votre caméra et de votre microphone selon vos préférences. Choisissez de Rejoindre la scène ou de Regarder l'événement.
3Vous pourrez prévisualiser votre salle d'événement pour voir vos onglets chat, questions, sondages et participants.
4Pour apporter d'autres modifications à votre événement, cliquez sur Quitter et confirmez que vous souhaitez quitter la salle pour revenir à votre tableau de bord.
Partagez votre événement#
Lorsque vous êtes prêt, il existe plusieurs façons de partager votre événement afin que d'autres puissent le voir et s'y inscrire.
Partager le lien de l'événement#
Vous pouvez facilement copier et partager le lien de votre événement :
1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.
2Sélectionnez Partager l'événement.
3Cliquez sur Copier le lien de l'événement.
4Le lien de l'événement est maintenant copié, et vous pouvez le partager avec toute personne que vous souhaitez. 🎉
Partager la page d'inscription#
Vous pouvez également partager la page d'inscription de votre événement sous forme de lien ou de code d'intégration :
1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.
2Sélectionnez Partager l'événement.
3Cliquez sur Partager la page d'inscription.
4Dans le menu déroulant, choisissez Copier le lien ou Obtenir le code d'intégration.
Inscrire quelqu'un manuellement#
Si vous devez inscrire manuellement quelqu'un à votre événement ou garantir son inscription, vous pouvez le faire à tout moment :
1Cliquez sur le ⋮ dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord de session.
2Sélectionnez Partager l'événement.
3Cliquez sur S'inscrire manuellement.
4Sélectionnez la session pour laquelle vous souhaitez les inscrire (1) et saisissez leur adresse e-mail (2).
5Cliquez sur Confirmer l'inscription pour terminer le processus.
Envoyer des invitations par email#
Nous envoyons les invitations et rappels par email via no-reply@livestorminvites.com et no-reply@livestormevents.com, mais il y a une adresse "reply-to" qui est l'email du propriétaire du compte. Si vous souhaitez modifier l'adresse email de "reply-to", vous pouvez aller dans vos Paramètres > Profil de l'équipe et ajouter un "Email de contact".
Si vous avez un abonnement payant, vous pouvez également inviter des personnes à s'inscrire à votre événement depuis l'onglet Invitations par email dans la barre de navigation supérieure.
1Allez dans l'onglet Invitations par email pour votre événement. Cliquez sur Inviter des contacts.
2Prévisualisez votre email d'invitation si vous le souhaitez, puis saisissez les emails des personnes que vous souhaitez inviter dans la fenêtre ci-dessous.
3Vérifiez la reconnaissance du RGPD et du consentement pour la réception.
4Cliquez sur Inviter des contacts. Vos invitations sont maintenant envoyées ! 🎉
Dupliquez votre événement#
Si vous souhaitez dupliquer votre événement, vous pouvez le faire depuis la section Événements de votre tableau de bord.
Aucune session ni inscrit associé à votre événement NE sera dupliqué !
Vous pouvez toujours modifier davantage vos événements pour qu'ils correspondent à vos besoins après duplication !
1Cliquez sur la section Événements dans la barre de navigation latérale du tableau de bord.
2Survolez l'événement que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur les … à droite du titre.
3Dans le menu déroulant, choisissez Dupliquer.
4Choisissez un nom pour votre événement dupliqué (1). Modifiez l'URL si nécessaire (2).
5Cliquez sur Dupliquer l'événement en bas à droite.
6Votre événement est maintenant dupliqué ! 🎉
Supprimer votre événement#
Si vous souhaitez supprimer votre événement, vous pouvez le faire depuis votre tableau de bord des événements dashboard.
1Survolez l'événement que vous souhaitez supprimer et cliquez sur … à droite du titre.
2Choisissez Supprimer en bas du menu déroulant.
3Confirmez que vous souhaitez supprimer cet événement. Cela va supprimer définitivement la page d'inscription, les sessions, les inscrits et la salle événementielle associée à cet événement.
4Votre événement est maintenant supprimé.
Comme vous pouvez le voir, créer votre premier événement est simple et prend seulement quelques minutes. Bonne création ! 😊
Participez à notre formation à la demande
Au cours de cette session de formation d'une heure, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir pour gérer votre événement en ligne, de sa création à l'analyse de vos données de participation, en passant par l'animation de l'événement en direct.