Configurez l'intégration HubSpot

L'intégration Livestorm HubSpot liera votre espace de travail Livestorm à votre compte HubSpot. Pour un aperçu complet de notre intégration avec HubSpot et de son fonctionnement, n'hésitez pas à lire notre article dédié. Cet article se concentre uniquement sur le processus d'installation.

Configurez votre compte HubSpot#

Sélectionnez un utilisateur avec les bonnes permissions#

Pour installer l'application Livestorm, votre utilisateur doit avoir l'un des paramétrages suivants sur HubSpot :

• la permission Accès au Marketplace des Applications

• ou être un Super Admin sur le compte.

Consultez la documentation HubSpot pour plus d'informations. Assurez-vous d'avoir toutes les autorisations valides avant de passer à la partie suivante.

Connecter et configurer l'intégration Livestorm HubSpot#

Se connecter#

Une fois que vous avez un utilisateur HubSpot valide, voyons comment installer l'intégration sur Livestorm !

1Allez dans l'App Marketplace dans votre espace de travail Livestorm.

2Trouvez la carte HubSpot v3 et cliquez sur le bouton Activer pour tous les membres de l'équipe.

3Autorisez Livestorm à accéder à votre compte HubSpot et vérifiez la notification de succès en bas à gauche de l'écran.

4 Et voilà ! Votre intégration avec HubSpot est prête à être utilisée ! Vous avez trois paramètres généraux que vous pouvez configurer :

• L'intégration est activée par défaut pour tous les nouveaux événements, vous n'aurez donc pas à l'activer pour chaque événement. Mais vous pouvez modifier ce paramètre si vous le souhaitez en désactivant l'option.

• Vous pouvez personnaliser entièrement la manière dont les données sont synchronisées avec vos propriétés Contacts grâce à notre fonctionnalité de mappage des champs - consultez notre article dédié pour en savoir plus et devenir un expert du mappage des champs !

• De plus, vous pouvez gérer vos inscriptions à partir d'un formulaire HubSpot si besoin. Pour ce faire, créez d'abord un jeton API et suivez ce guide dédié.

Ajuster les règles de configuration#

Vous pouvez définir différentes règles pour configurer précisément les données que vous souhaitez sur HubSpot :

• Événements de timeline, un événement de timeline peut être ajouté à l'onglet activité du contact pour les déclencheurs suivants : une personne s'est inscrite, une personne a assisté en direct, une personne n'a pas assisté à une session, une personne a regardé l'enregistrement d'un événement en direct, une personne a regardé un événement à la demande. Voir notre article dédié pour plus de détails. Tous les événements de la timeline sont activés par défaut.

• Événements marketing, vous pouvez avoir un Événement Marketing créé automatiquement lorsqu'une nouvelle session Livestorm est créée. Cette option est activée par défaut.

• Contacts, chaque nouvel inscrit inconnu (adresse email inconnue) sur votre HubSpot créera un nouveau Contact. Cette option est activée par défaut.

• Entreprises, chaque nouvelle entreprise inconnue (si Entreprise utilisée dans vos champs de la page d'inscription) créera une nouvelle Entreprise sur HubSpot (uniquement si c’est une adresse email non professionnelle pour le contact, sinon HubSpot déduira automatiquement l’Entreprise à partir du domaine de l’email). Cette option est activée par défaut.

Déconnecter l'intégration HubSpot#

Si vous avez besoin de déconnecter l’intégration HubSpot de votre espace de travail :

1Allez dans l'App Marketplace depuis votre espace de travail Livestorm.

2Trouvez la carte HubSpot v3 et cliquez sur Désactiver pour tous les membres de l'équipe.

3 Confirmez la déconnexion.

4 Et voilà, terminé ! Votre compte HubSpot est maintenant déconnecté de votre espace Livestorm.

Tester l'Intégration#

Avant de commencer à utiliser l'intégration pour vos événements Livestorm, nous recommandons de réaliser quelques test fr pour vous assurer que l'intégration fonctionne comme prévu. Comme pour tout test fr, il y a quelques consignes à suivre :

Check-list en cas de problème#

Si l'intégration ne fonctionne pas comme prévu, veuillez suivre cette liste de contrôle pour vous assurer que votre test fr a été correctement configuré :

• Veuillez toujours vous assurer que l’intégration HubSpot est activée au niveau de votre événement, dans la section « Apps » des paramètres de votre événement.

• Si vous ne voyez pas les insights Livestorm sur la timeline de vos contacts, cliquez sur le menu « Filtrer par » en haut de la timeline et assurez-vous que « Livestorm » est sélectionné dans la catégorie Intégrations à droite.

Protocole de test - Inscription depuis Livestorm#

Lors de l'utilisation de vos formulaires Livestorm pour inscrire des personnes à vos événements :

1Créez un nouvel événement Livestorm avec une nouvelle session. Vous pouvez, par exemple, appeler l'événement « HubSpot Test Event ».

2Ouvrez votre page d'inscription Livestorm et remplissez le formulaire avec une adresse email test fr. Assurez-vous que cet email utilisé pour le test ne appartient pas à un membre de l'équipe existant ou à un inscrit précédent dans votre espace de travail Livestorm.

3L'intégration recherchera un contact existant dans votre instance HubSpot en utilisant l'adresse e-mail fournie. Si un contact existant est trouvé, elle mettra simplement à jour sa chronologie d'activité. S'il n'y a pas de contact existant avec cette adresse e-mail dans votre compte HubSpot, elle en créera un nouveau et ajoutera l'événement de la chronologie d'inscription dans son onglet activité.

4Attendez quelques minutes et vérifiez que la timeline du contact a bien été mise à jour avec les informations d'inscription provenant de Livestorm (et qu'un nouveau contact a été créé si nécessaire).

Au tout en bas de la timeline du nouveau contact, vous devriez voir la phrase suivante : « Ce contact a été créé à partir de Sources hors ligne via l’Intégration » ainsi que la date et l’heure de création du contact.

5Une fois que vous avez trouvé le contact dans votre instance HubSpot, démarrez votre test fr dans Livestorm, rejoignez l'événement avec l'email que vous avez utilisé pour l'inscription, laissez l'événement se dérouler pendant au moins une minute et terminez l'événement. Sinon, vous pouvez attendre que l'événement ait lieu s'il s'agit d'un événement en direct réel.

6Une fois l'événement terminé, attendez quelques minutes puis rendez-vous sur les activités de la timeline du contact. L'intégration met à jour la timeline avec les données de participation et d'engagement pour la session qui vient de se terminer. Cela devrait ressembler à ceci :

7Vérifiez enfin la section des propriétés de votre contact dans HubSpot pour vous assurer que les champs personnalisés mappés lors du processus de configuration ont été correctement mis à jour (le cas échéant). Si c'est le cas, votre intégration est prête à être utilisée ! 🎉

Protocole de test - Inscription depuis HubSpot#

Voici un guide étape par étape pour test fr l'intégration HubSpot lorsque vous utilisez vos formulaires HubSpot pour inscrire des personnes à vos événements :

1Ouvrez votre compte Livestorm et créez un nouvel événement avec une nouvelle session. Vous pouvez appeler l'événement « HubSpot Test Event » par exemple. Copiez l'ID de la session en suivant les instructions de cet article.

2Créez un nouveau formulaire ou choisissez un formulaire existant dans HubSpot. Comme expliqué dans le guide d'installation, vous pouvez coller l'ID de session dans un champ caché en utilisant la propriété personnalisée « livestorm_session_id » directement dans votre formulaire, ou vous pouvez le coller dans le workflow associé.

3Ouvrez votre page d'inscription HubSpot et remplissez le formulaire avec un compte email test fr. Assurez-vous que l'email utilisé pour le test ne correspond pas à un membre de l'équipe existant ou à un inscrit dans votre espace de travail Livestorm. Soumettez le formulaire HubSpot.

4Attendez quelques minutes puis rendez-vous dans la session Livestorm pour vérifier que le contact a bien été ajouté en tant qu’inscrit dans l’onglet Participants. Ensuite, rendez-vous dans la section contacts de votre HubSpot et assurez-vous que la timeline du contact a été mise à jour avec les informations d’inscription provenant de Livestorm :

5Démarrez votre test fr dans Livestorm, rejoignez l'événement avec l'email que vous avez utilisé pour l'inscription, faites durer l'événement au moins une minute et terminez l'événement. Alternativement, vous pouvez attendre que l'événement ait lieu s'il s'agit d'un vrai événement en direct.

6Une fois l'événement terminé, attendez quelques minutes et rendez-vous dans les activités de la timeline du contact. L'intégration met à jour la timeline avec les données de participation et d'engagement pour la session qui vient de se terminer.

7Enfin, vérifiez les propriétés de votre contact dans HubSpot pour vous assurer que les champs mappés lors du processus de configuration ont été correctement mis à jour (le cas échéant). Si c'est le cas, votre intégration est prête à être utilisée ! 🎉