Utiliser vos données Livestorm dans HubSpot

Si vous avez déjà configuré votre intégration HubSpot, cet article explique comment trouver et gérer vos données d'inscrits et de participant·e·s dans HubSpot en utilisant Marketing Event ou les événements de timeline à partir de l'activité !

Pour un aperçu complet de notre intégration HubSpot et de son fonctionnement, consultez notre article dédié.

Gestion des données dans HubSpot#

Après avoir configuré votre intégration avec Livestorm et HubSpot, les fiches contacts des inscrits et participant·e·s seront ajoutées à un Événement Marketing dans votre HubSpot (assurez-vous que l'option soit activée dans vos paramètres). De plus, un nouveau contact est créé ou les contacts existants sont mis à jour.

Dans cet article, vous apprendrez où trouver les inscrits ou participant·e·s dans HubSpot, et verrez d'autres informations sur les activités réalisées par le participant·e, comme le visionnage d'un replay.

1) Utiliser les Événements Marketing#

Pour chaque nouvelle session Livestorm créée, un événement marketing sera créé dans HubSpot. Ensuite, l'événement marketing affichera les fiches contacts des participant·e·s associé·e·s.

Disposition Standard pour Événements Marketing#

Par défaut, HubSpot vous propose une interface pour voir les inscrits et les participant·e·s d'un événement marketing. Suivez simplement ces étapes pour y accéder :

1 Allez dans CRM > Contacts, cliquez sur le menu déroulant de Contacts.

2 Sélectionnez Événements Marketing.

3 Recherchez l'Événement Marketing qui comprend le nom de votre événement et la date de la session.

4 Vous pouvez voir dans cette liste le nombre total d'inscriptions et les participant·e·s.

5 Cliquez sur l'Événement Marketing en cliquant sur le nom, puis cliquez sur le numéro :

• Sous « Inscriptions » pour voir les détails des emails des inscrits.

• Sous « Participant·e·s » pour voir les détails des emails des participant·e·s (si votre session est terminée).

Vous pouvez cliquer sur l'adresse e-mail pour ouvrir leur fiche de contact.

Associer un segment actif (liste) à l'événement marketing#

De plus, vous pouvez associer votre Événement Marketing à une Liste Active qui se met à jour automatiquement afin que chaque nouvel inscrit soit ajouté à la liste. Vous pouvez créer plusieurs Segments (Listes) avec différents filtres, selon ce que vous souhaitez afficher dans la liste (par exemple, afficher uniquement les absents, afficher uniquement les annulations, ...).

Pour créer une liste active basée sur votre Événement Marketing :

1. Allez dans la section Segments (Listes) dans HubSpot (dans CRM).

2. Choisissez Créer un segment de Contacts et +Ajouter un filtre, sélectionnez Événements marketing comme catégorie de filtre.

3. Ensuite, utilisez l'option qui correspond à votre cas d'utilisation :

Créer une liste d'inscrits#

• Sélectionnez Inscrit·e à l'événement marketing comme catégorie de filtre et conservez uniquement « a complété ».

• Puis cliquez sur +Ajouter un filtre sous le premier filtre créé, sélectionnez nom de l'événement, choisissez est égal à l'un des, et sélectionnez le nom de votre événement.

• Cliquez sur Enregistrer la liste.

Créer une liste de participant·e·s#

• Sélectionnez Événement marketing assisté comme catégorie de filtre et gardez seulement « a terminé ».

• Cliquez sur +Ajouter un filtre sous le premier filtre créé, sélectionnez nom de l'événement, choisissez est égal à l'un de, et tapez le nom de votre événement puis appuyez sur entrée.

• Cliquez sur Enregistrer la liste.

Créer une liste d'absents#

• Créer les deux listes précédentes.

• Et créez maintenant une nouvelle liste en combinant adhésion à la première liste d'inscrits et non-adhésion à la liste des participant·e·s.

• Cliquez sur Enregistrer la liste.

2) Tirer parti des événements sur l'activité sur le contact#

Vous pouvez également utiliser directement les événements de la timeline publiés dans l'activité du contact pour filtrer votre base de contacts avec les données de vos webinars. Cette approche vous permet de segmenter plus finement vos contacts puisque les événements de timeline publiés par Livestorm contiennent des données plus granulaires sur les participant·e·s que les Événements Marketing (voir section précédente).

Créer une liste d'inscrits#

1. Allez dans la section Segments (Listes) dans HubSpot, cliquez sur Créer un Segment, et sélectionnez Créer un segment de Contacts.

2. Cliquez sur Suivant et +Ajouter un filtre, recherchez Livestorm Webinars comme catégorie de filtre.

3. Sélectionnez "Livestorm Webinars: People Registered".

4. Sélectionnez "event link", choisissez "est égal à n'importe lequel de" et copiez-collez le lien de l'événement que vous voyez dans l'activité du contact.

5. Si vous souhaitez filtrer par une session spécifique pour cet événement, ajoutez un autre filtre et sélectionnez "session id" et copiez-collez l'id de session depuis l'activité d'un contact ou depuis votre tableau de bord Livestorm. Vous pouvez également choisir de filtrer par date de session.

Créer une liste de participant·e·s#

1. Allez dans la section Segments (Listes) de HubSpot, cliquez sur Créer un segment, et sélectionnez Créer un segment de Contacts.

2. Cliquez sur Suivant et +Ajouter un filtre, recherchez Livestorm Webinars comme catégorie de filtre.

3. Sélectionnez "Livestorm Webinars: People Attended Live".

4. Sélectionnez "event link" , choisissez « est égal à l’un des » et copiez-collez le lien de l'événement visible dans l'activité du contact dans les valeurs.

5. Si vous souhaitez filtrer par une session spécifique pour cet événement, ajoutez un autre filtre et sélectionnez "session id" puis copiez-collez l’id de session depuis l’activité d’un contact ou depuis votre tableau de bord Livestorm. Vous pouvez aussi choisir de filtrer sur la date de la session.

Créer une liste de contacts qui ont regardé un replay#

1. Allez dans la section Segments (Listes) dans HubSpot, cliquez sur Créer un segment, et sélectionnez Créer un segment de Contacts.

2. Cliquez sur Suivant et +Ajouter un filtre, cherchez la catégorie de filtre Livestorm Webinars.

3. Sélectionnez le filtre "Livestorm Webinars: People Watched Recording".

4. Sélectionnez "event link" , choisissez "est égal à l’un des" et copiez-collez le lien de l’événement visible dans l’activité du contact dans les valeurs.

5. Si vous souhaitez filtrer par session spécifique pour cet événement, ajoutez un autre filtre et sélectionnez "session id" puis copiez-collez l’id de session depuis l’activité d’un contact ou depuis votre tableau de bord Livestorm. Vous pouvez également choisir de filtrer sur la date de la session.

Créer une liste de contacts ayant regardé un événement à la demande#

• Répétez les étapes de la partie précédente et utilisez l'événement "Livestorm Webinars : Événement regardé à la demande".

Créer une liste de contacts avec plus de 90 % de taux de participation#

1. Allez dans la section Segments (Listes) dans HubSpot, cliquez sur Créer un segment, et sélectionnez Créer un segment de Contacts.

2. Cliquez sur Suivant et +Ajouter un filtre, cherchez la catégorie de filtre Webinars Livestorm.

3. Sélectionnez le "Livestorm Webinars: People Attended Live".

4. Sélectionnez "event link" ou directement "session id" (pour filtrer par une session spécifique pour cet événement), choisissez "est égal à l'un des" et copiez-collez le lien de l'événement visible dans l'activité du contact dans les valeurs.

5. Ajoutez un nouveau filtre et sélectionnez la propriété valeur du "attendance rate" avec le filtre supérieur à 90.

Créer une liste de contacts qui ont assisté à la session & posé des questions#

1. Allez dans la section Segments (Listes) dans HubSpot, cliquez sur Créer un segment, et sélectionnez Créer un segment de Contacts.

2. Cliquez sur Suivant et +Ajouter un filtre, cherchez la catégorie de filtre Webinars Livestorm.

3. Sélectionnez "Livestorm Webinars: People Attended Live"

4. Sélectionnez "lien de l'événement", choisissez "est égal à l'un des" et copiez-collez le lien de l'événement que vous voyez dans l'activité du contact dans les valeurs.

5. Si vous souhaitez filtrer par une session spécifique pour cet événement, ajoutez un autre filtre et sélectionnez "id de session" et copiez-collez l'id de session depuis l'activité d'un contact ou depuis votre tableau de bord Livestorm. Vous pouvez aussi choisir de filtrer sur la date de la session.

6. Ajoutez un nouveau filtre et sélectionnez la propriété "number of questions asked by the attendee" avec le filtre supérieur à 1.

Foire aux questions#

• Que dois-je faire si j'observe des contacts manquants dans ma liste ?

Si vous constatez des écarts entre les données sur votre tableau de bord Livestorm et la liste sur HubSpot, assurez-vous de :

1) Vérifiez que l'événement de chronologie est bien présent dans l'activité du Contact (sinon le Segment/La Liste n'inclura pas ce contact). Si ce n'est pas le cas, l'intégration ne peut pas rajouter un événement a posteriori.

2) Vérifiez bien vos filtres dans votre Segment (Liste), un simple espace, un ID incorrect ou un opérateur de filtre erroné peuvent empêcher HubSpot de filtrer et générer la bonne liste de contacts.

• Puis-je utiliser mes Segments (Listes) pour créer un tableau de bord ?

Vous ne pouvez pas utiliser directement les événements de la timeline des Contacts dans un tableau de bord, mais vous pouvez utiliser les propriétés du Contact pour créer des tableaux de bord, consultez ici pour plus de détails. Pensez donc à utiliser notre fonctionnalité de mapping de champs pour remplir les propriétés des contacts.