Connecter Livestorm & Salesforce

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Salesforce est une entreprise de logiciels en cloud qui fournit aux entreprises des outils leur permettant d'obtenir davantage de prospects, conclure davantage de contrats, offrir un meilleur service à leur clientèle et mieux se connecter avec leurs partenaires, client·es et leads.

Notre intégration connecte Livestorm à Salesforce Sales Cloud, qui est la partie CRM de la suite Salesforce.

Remarque : l'intégration native Salesforce est uniquement disponible pour les Plans Enterprise via un Add-On payant.

DANS CET ARTICLE

• Prérequis et Permissions
• Les bases
• Résumé du flux de données
• Installer l'intégration
• Tester l'intégration
• Questions Fréquemment Posées

Prérequis et Permissions

Lors de la configuration de l’intégration Salesforce, assurez-vous des points suivants :

• Permissions utilisateur sur Salesforce :
  • Administrateur·rice Système : la personne choisie pour activer l’intégration Salesforce doit disposer du profil System Administrator sur Salesforce. Ce profil est obligatoire, car il donne accès à l’API Salesforce à Livestorm.
  • L’utilisateur·rice doit également avoir activé la permission Marketing User. Ceci est nécessaire pour créer des Campaigns et des Membres de Campagne.
• Si vous souhaitez utiliser les formulaires Livestorm pour inscrire des personnes à vos événements, vous devez rendre obligatoires les champs Prénom, Nom, Email et Entreprise sur votre page d’inscription Livestorm, car ces informations seront nécessaires à l’intégration pour créer un Lead dans votre instance Salesforce.
• Si vous souhaitez avoir les informations des visionnages de replay sur Salesforce, vous devez créer un champ personnalisé "Livestorm Replay Status" sur l’objet Membre de Campagne dans Salesforce. Sans ce champ personnalisé, l’intégration ne pourra pas transmettre ces informations.
• De même, si vous avez des champs obligatoires pour l’objet Campaign dans votre organisation Salesforce, cela pourrait empêcher l'intégration de créer les Campaigns associées à vos sessions. Veuillez consulter la section Les bases ci-dessous pour en savoir plus sur le fonctionnement.

Les bases

Objets clés utilisés

L'intégration de Livestorm avec Salesforce utilise les objets suivants :

• Campaigns pour refléter vos sessions d'événements Livestorm dans Salesforce.
• Membres de Campagne pour refléter les personnes inscrites Livestorm par session dans Salesforce.
• Leads à ajouter à la Campaign en tant que Membre de Campagne lorsque la personne inscrite existe déjà dans votre instance Salesforce, ou à créer (afin de refléter l'identité de la personne inscrite) puis à ajouter à la Campaign si l'adresse e-mail n'existe pas déjà parmi vos Leads.
• Contacts à ajouter à la Campaign en tant que Membre de Campagne lorsque le Lead associé est converti en Contact (ou à créer puis à ajouter à une Campaign s'il n'existe pas déjà : seulement si vous choisissez cette option facultative).

Campaigns

Lorsqu'une nouvelle session est ajoutée à l'un de vos événements Livestorm (nouvel événement ou événement existant), une Campaign est automatiquement créée dans Salesforce. Vous pouvez visualiser l'association Sessions <-> Campaigns dans votre "Configuration de l'événement" en allant dans l'onglet "Apps" de votre événement et en cliquant sur le bouton "Voir le mappage des Campaigns".

Une Campaign est également automatiquement créée pour les sessions à venir ou les événements à la demande déjà créés lorsque vous activez ultérieurement l'intégration Salesforce. Assurez-vous de décocher puis recocher l'app "Salesforce" dans la Configuration de l'événement pour les événements passés afin de créer les Campaigns correspondantes.
Aucune Campaign ne sera créée pour les sessions déjà passées.

Membres de Campagne & Leads

Déclencheurs et actions clés

Notre intégration Salesforce fonctionne selon les déclencheurs et actions suivants :

• • Lorsqu'une personne s'inscrit à une session Livestorm via votre formulaire Livestorm, cela va :
    • Créer un nouveau Membre de Campagne dans la Campaign associée à la session :
      
      • Si un Lead (ou un Contact converti) avec la même adresse e-mail existe déjà dans votre instance Salesforce, l'intégration ajoutera ce Lead à la Campaign afin de créer le Membre de Campagne. Si ce n'est pas le cas, l'intégration créera un nouveau Lead avec prénom, nom, adresse e-mail et nom d'entreprise utilisés lors de l'inscription, ainsi que tout autre champ mappé, puis l'ajoutera à la Campaign pour créer le nouveau Membre de Campagne.
    • Mettre à jour le champ standard "Status" du Membre de Campagne avec la valeur "Registered".
  • Lorsque la session se termine, cela va :
    • Mettre à jour le champ standard "Status" du Membre de Campagne avec la valeur "Attended" si la personne inscrite a effectivement participé à la session, ou "Did not attend" dans le cas contraire.
    • Mettre à jour les champs du Membre de Campagne qui ont été mappés. La plupart des données d'engagement Livestorm peuvent être mappées : durée de présence, taux de présence, nombre de questions posées, nombre de messages envoyés, nombre de sondages répondus, etc.
  • Lorsqu'une personne regarde le replay de la session, cela va :
    • Mettre à jour le champ personnalisé du Membre de Campagne "Livestorm Replay Status" avec la valeur "Has watched replay" si la session fait partie d'un événement en direct.
    • Mettre à jour le champ personnalisé du Membre de Campagne "Livestorm Replay Status" avec la valeur "Has watched on-demand" si l'événement est à la demande.

Résumé du flux de données

Installer l'intégration

Pour configurer votre intégration, rendez-vous sur l'App Marketplace et sélectionnez la carte Salesforce V2. Connectez-vous ensuite avec votre utilisateur Salesforce en acceptant les autorisations nécessaires à notre intégration, et voilà : l'intégration Salesforce est activée pour votre espace de travail ! Consultez ce guide complet pour une configuration optimale.

Tester l'intégration

Avant de commencer à utiliser l'intégration pour vos événements Livestorm, nous vous recommandons d'effectuer quelques tests afin de vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Comme pour tout test, voici quelques recommandations à suivre :

Liste de vérification en cas de problème

Si l'intégration ne se comporte pas comme prévu, veuillez suivre cette liste afin de vérifier que votre test a été correctement configuré :

• Rappelez-vous que l'intégration Salesforce n'est pas rétroactive : elle ne créera une nouvelle Campaign, un Lead et un Membre de Campagne que pour les sessions Livestorm créées après son activation. Si vous testez l'intégration sur une session créée avant son activation, les données Livestorm ne seront tout simplement pas synchronisées dans votre instance Salesforce.
• Assurez-vous que les identifiants utilisés pour configurer l'intégration correspondent à un·e utilisateur·rice disposant des permissions nécessaires pour créer des Campaigns, des Leads et des Membres de Campagne dans votre instance. Sinon, l'intégration ne pourra pas synchroniser les données Livestorm avec votre instance Salesforce.
• Lorsque vous créez une session Livestorm, notre intégration crée immédiatement une Campaign dans votre instance Salesforce. Cependant, il peut parfois falloir quelques minutes pour que la Campaign apparaisse, notamment si votre instance Salesforce est très sollicitée.
• De même, attendez que la Campaign soit effectivement créée dans Salesforce avant d'inscrire quelqu'un via le formulaire Livestorm.
• Si vous utilisez les formulaires Livestorm pour inscrire des participant·es à vos événements, assurez-vous d'ajouter les champs « Prénom », « Nom », « Email » et « Entreprise » à votre formulaire et de les rendre obligatoires. Ces données sont nécessaires pour créer un Lead dans Salesforce ; sans elles, l'intégration ne pourra pas créer de Leads dans votre instance Salesforce.

Protocole de test – Inscription depuis Livestorm

Voici un guide étape par étape pour tester l'intégration Salesforce en utilisant les formulaires Livestorm pour inscrire des participant·es à vos événements :

1

Connectez-vous à votre espace Livestorm et vérifiez que l'intégration Salesforce V2 est activée.

2

Créez un nouvel événement avec une nouvelle session. Vous pouvez nommer l'événement « Test Salesforce », par exemple. Veillez à ajouter les champs prénom, nom, email et entreprise comme obligatoires dans la section d'inscription du menu « Configuration de l'événement ».

3

Ouvrez votre compte Salesforce et attendez qu'une nouvelle Campaign portant le même nom que votre événement apparaisse sous « Campaigns ». Ceci devrait être quasi immédiat. Vous pouvez aussi aller sur votre événement Livestorm dans le menu « Configuration de l'événement » et vérifier l'ID et le nom de la Campaign associée à la session.

4

Ouvrez votre page d'inscription Livestorm et remplissez le formulaire avec un email test. Assurez-vous que cet email n'appartient à aucun·e membre de l'équipe ni à une autre personne déjà inscrite sur votre compte Livestorm.

5

L'intégration cherchera dans votre instance Salesforce un Contact et/ou Lead existant avec l'adresse email fournie. Si un Contact existe déjà, il sera ajouté à la Campaign associée en tant que nouveau Membre de Campagne. Sinon, l'intégration cherchera un Lead existant avec cette adresse : s'il existe, il sera ajouté à la Campaign en tant que nouveau Membre de Campagne, sinon un nouveau Lead sera créé et ajouté à la Campaign. Ouvrez votre Campaign et cherchez cette nouvelle entrée sous l'onglet « Membres de Campagne ».

6

Une fois le nouveau Membre de Campagne trouvé, vérifiez que son champ « Status » est bien « Registered ». Ensuite, lancez votre événement test sur Livestorm, rejoignez-le avec l'email utilisé pour l'inscription, laissez tourner l'événement au moins une minute puis terminez-le. Vous pouvez aussi simplement attendre que l'événement réel ait lieu.

7

Une fois l'événement terminé, patientez quelques minutes puis vérifiez si le champ standard « Status » du Membre de Campagne a bien été mis à jour avec la bonne valeur : « Attended » si la personne était présente, ou « Did not attend » dans le cas contraire.

8

Enfin, vérifiez que les champs personnalisés mappés ont également été correctement mis à jour (si applicable). Si tout est bon, votre intégration est prête à être utilisée ! 🎉

Questions Fréquemment Posées

• Avec quelle partie de Salesforce cette intégration fonctionne-t-elle ?
• L'intégration connecte Livestorm à Salesforce Sales Cloud. Pour le moment, l'intégration ne prend pas en charge Salesforce Marketing Cloud (une partie indépendante de Sales Cloud dans la suite de produits Salesforce).
• S'agit-il d'une intégration native avec Salesforce ?
• Oui, il s'agit d'une intégration native avec Salesforce, sans intermédiaire, ni tierce partie. Nous nous connectons directement à votre organisation Salesforce avec le protocole securisé OAuth 2.0.
• Puis-je désactiver l'intégration Salesforce uniquement pour certains événements ?
• Oui, vous pouvez décocher l'intégration Salesforce (V2) directement dans les paramètres de votre événement Livestorm.
• Puis-je activer par défaut l'intégration Salesforce sur mes nouveaux événements ?
• Oui. Pour avoir l'intégration Salesforce activée par défaut pour tout nouvel événement, vous pouvez activer l'option correspondante dans votre intégration Salesforce dans l'App Marketplace.
• L'intégration Salesforce est-elle rétroactive ?
• Non, pas pour le moment. Elle créera uniquement de nouveaux Leads, Contacts ou Membres de Campagne pour les personnes inscrites après l'activation de l'intégration dans votre espace de travail Livestorm. Les personnes inscrites avant l'activation ne seront pas synchronisées dans vos Campagnes.
• Puis-je modifier les noms des campagnes créées par Livestorm ?
• Oui, vous pouvez modifier les noms des campagnes sans casser le lien entre Livestorm et Salesforce. En cas de doute a posteriori, rendez-vous dans votre événement et vérifiez l'association entre Campagnes et sessions.
• Où retrouver toutes les personnes inscrites à une session dans Salesforce ?
• Vous les retrouvez dans les Membres de Campagne. Les personnes inscrites à une session sont visibles dans Salesforce dans la campagne correspondante, sous la section « Membres de Campagnes » quand vous descendez dans la page de la campagne.
• Comment gérer plusieurs sessions dans un événement Livestorm ?
• Chaque session est gérée individuellement. Le nom de l'événement et la date de la session apparaissent dans les champs « Campaign Name » et « Start Date » pour différencier clairement chaque session d'un même evénement. En cas de doute, rendez-vous dans votre événement et vérifiez l'association entre Campagnes et sessions.
• Que se passe-t-il si une campagne Salesforce liée à ma session est supprimée ?
• Si la campagne liée est supprimée, l'intégration va créer automatiquement une nouvelle campagne valide afin d'éviter la perte de futures données.
• Puis-je lier manuellement des sessions Livestorm à mes campagnes Salesforce existantes ?
• Non, pas pour le moment. L'intégration va créer automatiquement des nouvelles Campagnes pour éviter une perte de temps avec une action manuelle et d'avoir des sessions orphelines sans Campagne.
• Est-ce possible d'avoir deux campagnes Salesforce liés à une seule session Livestorm ? 
• Non, une seule campagne peut être associée à une session Livestorm à la fois afin d'éviter les conflits et doublons.
• Une inscription peut-elle créer des doublons de Leads, Contacts ou Membres de Campagne ?
• Non. Lorsqu'une personne s'inscrit, l'intégration vérifie d'abord l'existence d'un Contact ou d'un Lead via l'email. Si aucun n'existe, un Lead (ou Contact selon vos options) est créé. Sinon, les champs des enregistrements existants sont enrichis et le Lead/Contact est ajouté en tant que Membre de Campagne.
• Que se passe-t-il si des champs obligatoires sont manquants lors de la création d'un Lead ?
• Si des champs standard obligatoires sont manquants (par exemple LastName ou Company pour un Lead), Livestorm utilise automatiquement des valeurs par défaut pour éviter le blocage lors de la création.
• Que faire en cas de problème ?
• En cas de problème, contactez notre équipe support.
• Quelles différences par rapport au connecteur Salesforce précédent ?
• Par rapport à l'ancien connecteur Salesforce que vous avez pu utilisé avant 2025, voici les grandes différences et améliorations :
  • 100% natif : tout est géré depuis votre espace de travail Livestorm.
  • Mise à jour du champ standard « Statut » pour le Membre de Campagne (plus besoin de champ personnalisé utilisé pour la participation - nous continuons à utiliser un champ personnalisé pour les replays).
  • Pas d'action manuelle : les statuts de Campagne sont automatiquement créés.
  • Fléxibilité : activation ou désactivation de l'intégration possible par événement.
  • Transparence : vous avez la visibilité sur l'association Campagne Salesforce <-> Session Livestorm directement dans les paramètres de l'événement.
  • Les Leads déjà existants dans Salesforce sont mis à jour avec les champs définis dans votre mappage (et pas seulement les nouveaux Leads créés comme auparavant).
  • Fonctionnalité complète de mappage de champs (pour tous les champs des Leads, Contacts et Membres de Campagne – voir ici).
  • Protection : utilisation de valeurs de secours (si un champ standard requis est manquant, une valeur de secours est utilisée pour ne pas bloquer la création du Lead ou du Contact).