En tant qu'organisateur d'événements, peu de choses sont plus frustrantes que de voir la moitié des inscrits à un événement que vous avez promu ne jamais se présenter. Vous pouvez facilement réduire votre taux de "No Show" lors de vos événements en ligne en envoyant une invitation de calendrier à chaque personne inscrite reduisant aninsi le risque d'oubli.
Dans cet article
Le cas d'usage
Par défaut, chaque personne inscrite reçoit un e-mail de confirmation contenant son lien d'accès personnel. Cet e-mail contient des boutons permettant d'ajouter manuellement l'événement à son calendrier. Les explications ci-dessous ne remplacent pas cet e-mail de confirmation, mais fournissent une couche supplémentaire pour automatiser la création d'une invitation calendrier pour la personne inscrite.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment automatiser l'envoi d'une invitation de calendrier à vos inscrits. Chaque personne inscrite recevra alors une invitation individuelle dans son calendrier en étant le seul invité.
Pour ce faire, nous utiliserons des outils d'automatisation tels que Zapier ou Make.
Utiliser Zapier pour automatiser
Zapier est un outil d'automatisation très populaire sur le web. Rendez-vous ici pour savoir comment connecter Livestorm et Zapier.
Note: vous devez d'abord créer un compte Zapier (si vous n'en avez pas déjà un) afin d'utiliser les étapes mentionnées dans cet article.
Google Agenda
Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez facilement automatiser l'envoi d'une invitation calendrier pour vos inscrits. Voyons ensemble comment procéder en quelques étapes.
Le fonctionnement avec Zapier est assez simple : pour chaque personne inscrite, vous devez utiliser le déclencheur fourni par Livestorm et le connecter à une action pour créer un événement Google Calendar. La personne inscrite verra l'événement créé automatiquement dans son calendrier.
Pour vous faciliter la vie, nous avons créé pour vous un template prêt à l'emploi. Il suffit de cliquer sur la carte ci-dessous pour l'utiliser en un clic (vous devez être connecté à votre compte Zapier) :
Vous pouvez également suivre les étapes détaillées ci-dessous :
- 1
- Sélectionnez Livestorm en tant qu'application, choisir le déclencheur "New registrant"dans la liste et connectez votre compte Livestorm. Vous pouvez filtrer sur un événement Livestorm spécifique si nécessaire.
- 2
- Comme action, utilisez l'application Google Calendar et sélectionnez "Create Detailed Event" avec la configuration ci-dessous :
- 3
- Et voilà ! Chaque inscrit recevra une invitation de calendrier générée à partir du compte Google que vous avez connecté (dans l'exemple ci-dessous, le compte connecté est "Marketing ACME").
Calendrier Outlook
Si vous utilisez le calendrier Outlook, vous pouvez facilement automatiser l'envoi d'une invitation calendrier pour vos inscrits. Voyons ensemble comment procéder en quelques étapes.
Le fonctionnement avec Zapier est assez simple : pour chaque personne inscrite, vous devez utiliser le déclencheur fourni par Livestorm et le relier à une étape d'action pour créer un événement Outlook Calendrier. La personne inscrite verra l'événement créé automatiquement dans son calendrier.
Pour vous faciliter la vie, nous avons créé pour vous un template prêt à l'emploi. Il suffit de cliquer sur la carte ci-dessous pour l'utiliser en un clic (vous devez être connecté à votre compte Zapier) :
Vous pouvez également suivre les étapes détaillées ci-dessous :
- 1
- Sélectionnez Livestorm comme application, choisissez le déclencheur "New Registrant"dans la liste et connectez votre compte Livestorm. Vous pouvez filtrer sur un événement spécifique si nécessaire.
- 2
- Pour ce faire, utilisez l'application Outlook Calendar et sélectionnez "Create Event"avec la configuration ci-dessous :
- 3
- Et voilà ! La personne inscrite recevra une invitation de calendrier générée à partir du compte Outlook que vous avez connecté.
FAQ
Quel est l'organisateur de l'événement du calendrier que mon inscrit verra dans son calendrier ?
La personne inscrite verra l'adresse e-mail du compte Google (ou Outlook) connecté à Zapier en tant qu'organisateur. C'est pourquoi nous recommandons de connecter un compte générique sans informations personnelles (tel que marketing@acme.com).
L'invitation calendrier peut-elle être envoyée rétroactivement ?
Malheureusement, non. Seules les personnes qui s'inscrivent après la configuration de votre automatisation recevront une invitation . Les personnes qui se sont inscrites plus tôt ne recevront pas d'invitation. La même logique s'applique si vous désactivez votre automatisation : pendant la période de désactivation, aucune invitation calendrier ne sera envoyée aux inscrits.
Puis-je personnaliser le contenu de l'invitation calendrier (description, titre, ...) ?
Oui, vous pouvez entièrement personnaliser le contenu de l'invitation calendrier. Dans Zapier, nous avons pré-rempli la plupart des champs dans le Zap template fourni pour vous aider, mais vous pouvez modifier n'importe quel champ si nécessaire. Cependant, nous recommandons conserver le lien d'accès personnel de la personne inscrite dans l'emplacement (location) de l'événement calendrier.
Puis-je ajouter l'événement à un calendrier spécifique (comme un calendrier partagé) ?
Oui, bien sûr. Par défaut, l'événement est ajouté à votre calendrier principal lié à votre compte Google (ou Outlook). Cependant, vous pouvez choisir le calendrier à alimenter, y compris les calendriers partagés. Dans Zapier, c'est le premier champ que vous pouvez modifier dans votre action (voir la capture d'écran ci-dessous).
Cela fonctionnera-t-il si je n'utilise pas la page d'inscription Livestorm ou l'e-mail de confirmation par défaut ?
Oui, cela fonctionnera ! Quelle que soit la manière choisie pour s'inscrire à votre session, le déclencheur s'activera sur Zapier (ou Make) à chaque inscription, et le flux décrit dans cet article fonctionnera.