Pour vous assurer que les membres d'équipe participant à votre session Livestorm soient au courant et que le créneau soit réservé dans leur calendrier, évitant ainsi les conflits avec d'autres réunions, vous pouvez les ajouter manuellement à une invitation calendrier. Mais cette tâche fastidieuse peut aussi être automatisée pour vous.
Dans cet article
Le cas d'utilisation
Par défaut, chaque inscrit à une session reçoit un e-mail de confirmation avec son lien d'accès personnel. Mais les membres de l'équipe ne reçoivent pas d'e-mail lorsqu'ils participent à une session.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment automatiser l'envoi d'une invitation au calendrier aux membres de votre équipe participant à une session. Cette technique d'automatisation ajoutera tous les membres de l'équipe d'une nouvelle session Livestorm à une invitation calendrier unique et les membres de votre équipe recevront donc une invitation par e-mail et leur calendrier sera mis à jour, ce qui vous permettra de gagner du temps pour des tâches plus importantes.
Pour ce faire, nous utiliserons des outils d'automatisation tels que Zapier ou Make.
Utiliser Zapier pour automatiser
Zapier est un outil d'automatisation très populaire sur le web. Consultez ici comment connecter Livestorm et Zapier.
Note: vous devez d'abord créer un compte Zapier (si vous n'en avez pas déjà un) afin d'utiliser les étapes mentionnées dans cet article.
Google Agenda
Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez facilement automatiser l'envoi d'invitations aux membres de votre équipe. Voyons ensemble comment procéder en quelques étapes.
Le fonctionnement avec Zapier est assez simple : pour chaque nouvelle session créée, vous devez utiliser le déclencheur du même nom fourni par Livestorm, rechercher les adresses e-mail des membres d'équipe et enfin utiliser une action pour créer un événement dans Google Calendar.
Pour vous faciliter la vie, nous avons créé pour vous une template préconstruit prêt à l'emploi. Il vous suffit de cliquer sur la carte ci-dessous pour l'utiliser en un clic (vous devez être connecté à votre compte Zapier) :
Vous pouvez également suivre les étapes détaillées ci-dessous :
- 1
- Sélectionnez Livestorm en tant qu'application, puis choisir le déclencheur "Session created" dans la liste et connectez votre compte Livestorm. Vous pouvez filtrer sur un événement spécifique si nécessaire.
- 2
- La première action consiste à utiliser l'application Livestorm et à sélectionner l'action "Find People". Cette action vous permettra de rechercher les membres de l'équipe de la session créée. Et ensuite utilisez la configuration ci-dessous (l'Event ID et la Session ID proviennent de l'étape 1) :
- 3
- Comme deuxième action, utilisez l'application Google Calendar et sélectionnez "Create Detailled Event". Cette action vous permettra de créer l'invitation Google Calendar en utilisant les données des étapes 1 et 2. Pour les participants, assurez-vous d'utiliser les adresses email des personnes que vous avez récupérées dans les data de l'étape 2. Et utilisez la configuration ci-dessous :
- 4
- Testez votre Zap et sauvegardez-le. Et voilà ! Lorsque vous allez créer une nouvelle session, tous les membres de l'équipe participant à la session recevront une invitation calendrier provenant du compte Google que vous avez connecté.
Calendrier Outlook
Si vous utilisez le Calendrier Outlook, vous pouvez facilement automatiser l'envoi d'invitations aux membres de votre équipe. Voyons ensemble comment procéder en quelques étapes.
Le fonctionnement avec Zapier est assez simple : pour chaque nouvelle session créée, vous devez utiliser le déclencheur du même nom fourni par Livestorm, rechercher les adresses e-mail des membres d'équipe et enfin utiliser une action pour créer un événement via le Calendrier Outlook.
Pour vous faciliter la vie, nous avons créé pour vous un template préconstruit prêt à l'emploi. Il vous suffit de cliquer sur la carte ci-dessous pour l'utiliser en un clic (vous devez être connecté à votre compte Zapier) :
- Vous pouvez également suivre les étapes détaillées ci-dessous :
- 1
- Sélectionnez Livestorm en tant qu'application, puis choisir le déclencheur "Session created" dans la liste et connectez votre compte Livestorm. Vous pouvez filtrer sur un événement spécifique si nécessaire.
- 2
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- La première action consiste à utiliser l'application Livestorm et à sélectionner l'action "Find People". Cette action vous permettra de rechercher les membres de l'équipe de la session. Et ensuite utilisez la configuration ci-dessous (l'Event ID et la session ID proviennent de l'étape 1) :
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- 3
- Comme deuxième action, utilisez l'application Outlook Calendar et sélectionnez l'action "Create Event". Cela vous permettra de créer l'invitation au calendrier Outlook en utilisant les données des étapes 1 et 2. Pour les participants, assurez-vous d'utiliser les adresses email des personnes que vous avez récupérées dans les data de l'étape 2. Et utilisez la configuration ci-dessous :
- 4
- Testez votre Zap et sauvegardez-le. Et voilà ! Lorsque vous créez une nouvelle session, tous les membres de l'équipe participant à la session recevront une invitation provenant du compte Microsoft Outlook que vous avez connecté.
FAQ
Quel organisateur d'événement sera affiché dans le calendrier ?
Les membres de l'équipe verront l'adresse e-mail du compte Google (ou Outlook) connecté à Zapier en tant qu'organisateur. Comme il s'agit d'une utilisation interne avec les membres de l'équipe de votre espace de travail Livestorm, vous pouvez connecter un compte Google ou Outlook de type personnel.
L'invitation calendrier peut-elle être envoyée rétroactivement ?
Malheureusement, non. Seules les sessions créées après la configuration de votre automatisation génèreront une invitation au calendrier pour les membres de l'équipe. Les sessions précédentes ne le feront pas. La même logique s'applique si vous désactivez votre automatisation : pendant la période de désactivation, aucune invitation au calendrier ne sera envoyée.
Puis-je personnaliser le contenu de l'invitation calendrier (description, titre, ...) ?
Oui, vous pouvez entièrement personnaliser le contenu de l'invitation au calendrier. Dans Zapier, nous avons pré-rempli la plupart des champs dans le modèle Zap fourni pour vous aider, mais vous pouvez modifier n'importe quel champ si nécessaire.
Puis-je ajouter l'événement dans un calendrier spécifique (comme un calendrier partagé) ?
Oui, bien sûr. Par défaut, l'événement est ajouté à votre calendrier principal lié à votre compte Google (ou Outlook). Cependant, vous pouvez choisir le calendrier à alimenter, incluant les calendriers partagés. Dans Zapier, c'est le premier champ que vous pouvez modifier dans votre action.
Si j'ajoute un membre de l'équipe après la création de la session, cela fonctionnera-t-il également ?
Malheureusement, non. Le déclenchement est basé sur la création de la session. Si vous ajoutez d'autres membres de l'équipe à la session, vous devrez les ajouter manuellement à l'invitation existante du calendrier.
Puis-je également ajouter les intervants externes avec cette technique ?
Malheureusement, non. Les intervenants externes sont ajoutés une fois que la session est déjà créée. Ainsi, pour la même raison que le point précédent, ils ne seront pas ajoutés automatiquement à votre invitation calendrier. Vous devrez les ajouter manuellement.