Gérer vos événements Livestorm sans effort avec les invitations calendrier

Avec les invitations calendrier, garder vos événements en tête n’a jamais été aussi simple. Cette fonctionnalité puissante permet aux participant·e·s d’intégrer facilement vos événements Livestorm à leur propre agenda, ce qui vous aide à améliorer les taux de participation tout en simplifiant l’organisation.

Spécifications des invitations calendrier#

• Il est préférable d'éviter de modifier les détails de l'événement après qu'un·e participant·e se soit inscrit·e, car toute mise à jour ne sera pas reflétée dans l'invitation du calendrier (fichier ICS). Les participant·e·s devront mettre à jour manuellement leur invitation, ce qui peut entraîner de la confusion ou des erreurs.

• Les intervenant·e·s externe·s reçoivent l'email de confirmation d'inscription ainsi que l'invitation du calendrier.

• Les invitations du calendrier ne fonctionnent pas pour les événements à la demande.

Améliorez la participation grâce à l’intégration du calendrier#

Un des principaux défis dans la gestion d'événements est de s'assurer que les participant·e·s se souviennent de l'événement et le priorisent malgré leurs emplois du temps chargés. Les invitations calendaires offrent une solution simple mais puissante en s'intégrant parfaitement aux routines de planification existantes des participant·e·s.

• Accès direct au Calendrier : lorsque les participant·e·s s'inscrivent à votre événement, ils peuvent l'ajouter immédiatement à leur calendrier préféré, comme Google, Outlook, Apple Calendar ou autres, directement depuis l'email de confirmation d'inscription. Cela élimine toute incertitude concernant les dates et heures de l'événement, offrant aux participant·e·s une clarté instantanée. En intégrant l'événement dans leurs outils de planification de confiance, votre événement devient un engagement concret, et pas seulement un autre email dans leur boîte de réception.

• Aider les participant·e·s à planifier à l’avance : une fois votre événement ajouté à leur calendrier, les participant·e·s peuvent s’appuyer sur les fonctionnalités intégrées de leur calendrier pour rester organisé·e·s. Les rappels automatiques, la réservation de créneaux horaires et les alertes de conflits garantissent que votre événement ne passe pas inaperçu. Par exemple, s’iels ont activé les notifications, iels recevront des rappels à l’approche de la date, leur laissant suffisamment de temps pour se préparer et s’engager de manière significative.

Cette intégration fluide du calendrier rend non seulement votre événement plus visible, mais montre également aux participant·e·s que vous appréciez leur temps. En réduisant les obstacles et en ajoutant de la commodité, vous encouragez une plus grande participation et des taux de fréquentation plus élevé, tout en renforçant la confiance avec vos participant·e·s.

Accélerer votre flux de travail avec les invitations de calendrier#

Gérer des événements n'a jamais été aussi simple grâce à la simplicité intégrée des invitations calendrier. Conçue pour vous faire gagner du temps et des efforts, cette fonctionnalité élimine les étapes manuelles et accélerer la communication avec vos participant·e·s.

• Intégration automatique : les invitations calendrier sont intégrées directement dans les e-mails de confirmation d'inscription, vous n'avez donc pas à envoyer de liens calendrier ou de rappels séparés.

• Ajout manuel à d'autres calendriers : pour encore plus de flexibilité, le fichier .ics joint aux emails peut être téléchargé. Cela permet aux participant·e·s de charger manuellement l'événement dans d'autres systèmes de calendrier qui ne s'intègrent pas automatiquement à l'invitation. C'est une solution simple pour ceux qui utilisent des outils personnalisés ou non standard pour gérer leurs emplois du temps.

• Modèles personnalisables : pour une expérience encore plus personnalisée, vous pouvez inclure des invitations de calendrier dans vos modèles d'email pour les confirmations, rappels ou suivis. Personnaliser votre communication garantit que les participant·e·s aient toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit.

Vous souhaitez ajuster la manière dont les invitations Calendrier sont incluses dans vos e-mails ? Voici comment vous pouvez gérer cette fonctionnalité facilement :

1Accédez à Paramètres du compte > Espace de travail > Emails.

2Cochez ou décochez l’option « Joindre une invitation au calendrier » pour l’activer ou la désactiver selon vos préférences.

3Personnalisez vos modèles d'email pour inclure des invitations Calendrier aux moments les plus importants—que ce soit lors de l'inscription ou dans les rappels de suivi.

En automatisant ce processus, les invitations de calendrier vous libèrent pour vous concentrer sur la création d'une excellente expérience d'événement tout en garantissant que les participant·e·s sont toujours préparé·e·s et informé·e·s.