Pointer les arrivées à l'entrée

Marquez qui est réellement venu, et voyez combien de personnes vous attendez encore.

À quoi ça sert#

Pour un événement en présentiel, l'onglet Inscrits fait aussi office de liste d'entrée : chaque ligne reçoit un bouton d'arrivée sur lequel vous appuyez au fur et à mesure, et un compteur indique combien de vos inscrits sont déjà sur place.

Comment faire#

1 Ouvrez l'onglet « Inscrits » d'une page en présentiel. Le tableau gagne une colonne « Arrivée », et le compteur en haut indique « N arrivés sur M ».

2 Chaque inscrit tient une seule ligne, quelles que soient ses réservations. Si vous organisez l'événement à plusieurs dates, la colonne « Sessions » indique celles retenues par chacun : de quoi orienter la personne vers la bonne salle.

3 Filtrez sur « Non arrivés » pour ne garder que les personnes attendues, ou cherchez par e-mail la personne qui se présente devant vous.

4 Appuyez sur « Pointer » sur sa ligne. Elle passe à « Arrivé » et le compteur se met à jour.

5 Mauvaise ligne ? Appuyez de nouveau sur « Arrivé » et confirmez : pointer une personne se fait en un appui, l'annuler demande confirmation, pour qu'une fausse manœuvre à côté d'une file d'attente ne fasse pas discrètement ressortir quelqu'un déjà entré.

Bon à savoir#

• Le pointage n'apparaît que pour un événement en présentiel. Un événement en ligne n'a pas d'entrée à tenir.

• On pointe une personne une fois pour tout l'événement, et non une fois par date : quelqu'un qui vient les trois jours d'un salon entre une fois et se retrouve marqué comme arrivé.

• Le compteur est calculé sur l'ensemble des inscrits, pas seulement sur les lignes chargées à l'écran, et il compte des personnes plutôt que des inscriptions.

• Pointer deux fois la même personne ne change pas son heure d'arrivée ; annuler le pointage l'efface.

• Cela fonctionne sur téléphone : vous tenez l'entrée depuis la même page que celle utilisée à votre bureau.

• Scanner son billet QR fait exactement la même chose, sans chercher personne dans la liste : « Pointage à l'entrée », en haut de l'onglet. Voir « Scanner les billets à l'entrée ».

• Une personne arrive sans s'être inscrite ? « Ajouter un inscrit », en haut de l'onglet, l'enregistre avec le formulaire de votre page. Cochez « Pointer son arrivée maintenant » et elle compte aussitôt parmi les arrivées. Sur téléphone, l'onglet « Sur place » du scanner fait la même chose.

• Si l'e-mail saisi figure déjà dans la liste, personne n'est ajouté en double : la fenêtre propose de pointer cette personne à la place.

• Le même onglet imprime les badges de cette liste : voir « Imprimer les badges des participants ».