Scanner les billets à l'entrée

Pointez les arrivées en scannant le billet QR émis à l'inscription. Vous-même, ou avec la personne qui tient l'entrée.

À quoi ça sert#

Chaque inscription à un événement en présentiel émet un billet QR : le visiteur le reçoit sur la confirmation, à un lien qu'il peut conserver. À l'entrée, vous scannez ce code au lieu de chercher qui que ce soit, sur votre propre appareil, ou sur le téléphone de la personne qui s'y trouve, grâce à un lien.

Les badges que vous imprimez portent le billet de leur titulaire : avec le sien, un visiteur n'a pas besoin de sortir son téléphone.

Comment faire#

1 Ouvrez l'onglet « Inscrits » d'une page en présentiel et cliquez sur « Pointage à l'entrée ». Chaque ligne porte aussi un bouton QR à côté de son pointage.

2 Le dialogue propose les trois façons de tenir l'entrée : scanner sur cet appareil, un lien pour votre équipe, ou un lien pour tout le monde.

3 « Scanner les billets » ouvre la caméra de cet appareil. Visez le code du visiteur, sur son téléphone ou sur son badge : chaque scan répond par un verdict, « Enregistré », « Déjà enregistré » (avec l'heure d'arrivée), ou « Billet invalide pour cet événement ». Le scanner reste ouvert : une file passe donc code après code.

4 Quelqu'un dans la file ne s'est jamais inscrit ? Passez sur l'onglet « Sur place », en bas du scanner. Le formulaire de votre page s'affiche (sur un événement de plusieurs jours, la date du jour est déjà cochée), et « Inscrire et pointer » l'ajoute à la liste en pointant son arrivée. Si son e-mail figure déjà dans la liste, le scanner propose de pointer cette personne à la place.

5 Vous confiez l'entrée à quelqu'un d'autre ? Le lien pour votre équipe ouvre le même scanner pour toute personne connectée à cet espace de travail. Copiez-le, ou scannez le QR à côté avec le téléphone qui tiendra l'entrée.

6 Le personnel d'entrée sans compte Livestorm (un bénévole, l'équipe du lieu, une agence) a besoin du lien public, désactivé jusqu'à ce que vous le créiez. Lisez ce qu'il permet, créez-le, puis ne le partagez qu'avec cette équipe.

7 Un visiteur a perdu son billet ? Ouvrez-le depuis sa ligne et copiez le lien. La page du billet n'affiche aucune donnée personnelle : elle peut être renvoyée telle quelle.

Bon à savoir#

• Un scan ne fait qu'enregistrer une arrivée, jamais l'annuler. L'annulation reste sur le bouton de pointage de la ligne, dans le tableau de bord.

• Un billet identifie une personne, pas une date : quelqu'un inscrit à plusieurs dates entre avec le même code chaque jour.

• Scanner deux fois le même billet conserve la première heure d'arrivée et répond « Déjà enregistré ».

• Le lien public est une clé, pas un mot de passe : toute personne qui l'ouvre peut pointer les participants sans se connecter, et chaque scan lui montre le participant qui vient d'entrer. Ne le partagez qu'avec l'équipe d'entrée.

• « Remplacer le lien » en émet un nouveau et annule l'ancien immédiatement. C'est le geste si le lien est arrivé aux mauvaises personnes. « Désactiver » y met fin. Les deux sont enregistrés dans le journal d'audit.

• Un lien public n'expose jamais votre liste d'inscrits : il peut pointer des personnes et lire les compteurs d'arrivée, rien d'autre. Il n'a pas d'onglet « Sur place » et ne peut donc inscrire personne.

• Un lien de billet ne contient ni nom ni e-mail. L'identité n'apparaît qu'à la personne qui le scanne.

• Le QR code d'un badge imprimé est le billet de la personne : le scanner le lit de la même façon, sur cet appareil comme par les deux liens, et donne les mêmes réponses, y compris « Billet invalide pour cet événement » pour le badge d'un autre événement. Voir « Imprimer les badges des participants ».

• Effacer un inscrit, ou l'anonymiser via votre réglage de conservation, rend son lien de billet inopérant, tout comme le code de son badge.

• Les billets sont émis pour les inscriptions à un événement en présentiel : un événement en ligne n'a pas d'entrée, donc pas de billet.

• Les participants peuvent aussi enregistrer eux-mêmes leur arrivée, sur une tablette à l'entrée : voir « Installer une borne d'accueil en libre-service ».