Traiter une demande sur les données d’une personne

Retrouvez tout ce que votre espace de travail conserve sur une adresse e-mail, téléchargez-le en JSON ou effacez-le.

À quoi ça sert#

Quand une personne veut savoir ce que vous conservez sur elle, ou vous demande de l’effacer, la section Demandes relatives aux données répond pour tout l’espace de travail d’un coup. Saisissez son adresse e-mail : la recherche parcourt toutes les pages et campagnes et retrouve ses inscriptions, demandes d’approbation, paiements, invitations de campagne et les e-mails de campagne qu’elle a reçus, ainsi que son éventuelle désinscription des e-mails de campagne. Inutile de savoir par quelle page elle s’est inscrite.

Seuls les administrateurs de l’espace de travail y ont accès. Les membres voient la section, avec une mention qui la réserve aux administrateurs.

Comment faire#

1 Ouvrez Paramètres → IA et confidentialité et descendez jusqu’à Demandes relatives aux données, la dernière section de l’onglet, sous Conservation des données des inscrits.

2 Saisissez l’adresse e-mail de la personne et cliquez sur Rechercher. Majuscules et espaces autour de l’adresse n’ont aucune importance.

3 Le résumé compte les données de chaque type conservées pour l’adresse, liste les pages et campagnes d’où elles viennent et indique si l’adresse est désinscrite des e-mails de campagne. Cliquez sur « Télécharger le JSON » pour tout enregistrer dans un fichier : c’est l’export à transmettre pour une demande d’accès ou de portabilité.

4 Pour tout supprimer, cliquez sur « Effacer toutes les données ».

5 Dans la fenêtre de confirmation, ressaisissez l’adresse puis cliquez sur « Effacer définitivement ». La section affiche ensuite ce qui a été supprimé.

Bon à savoir#

• L’effacement est irréversible. Il supprime d’un coup toutes les inscriptions, demandes d’approbation, paiements, invitations et e-mails de campagne conservés pour l’adresse, sur toutes les pages et campagnes. Si la personne a aussi demandé une copie, téléchargez le JSON avant.

• Les copies détenues par votre fournisseur connecté (Livestorm, Zoom, Teams) ne sont pas concernées : gérez-les directement chez le fournisseur.

• Une adresse désinscrite des e-mails de campagne le reste après un effacement : la personne ne reçoit plus d’e-mails de campagne. Pour cela, seule une empreinte de l’adresse est gardée, jamais l’adresse elle-même.

• Les entrées du journal d’audit qui citaient l’adresse gardent l’action, mais l’adresse y est masquée (par exemple j***@acme.com). L’effacement est lui aussi consigné, adresse masquée.

• Une recherche renvoie au plus 500 éléments de chaque type. Au-delà, le résumé vous prévient et le téléchargement ne contient que les 500 premiers de chacun.