Si vous créez un événement Livestorm sur Google Agenda alors que l’intégration n’est pas activée, votre événement ne sera pas synchronisé !
Créez votre événement dans Google Agenda
Notre intégration Google Calendar vous permet de créer des événements Livestorm directement depuis votre Google Calendar et de les avoir totalement synchronisés par la suite. Vous pourrez éditer et rejoindre vos événements virtuels en quelques clics directement depuis votre Google Calendar. C’est parfait pour créer vos réunions en ligne en un rien de temps !
Dans cet article
Spécifications de l'intégration Google Calendar#
Vous pouvez créer un événement Livestorm dans Google Calendar avec jusqu'à 200 invités. Si vous prévoyez d'inviter plus de 200 personnes, créez votre événement directement depuis votre tableau de bord Livestorm et non depuis Google Calendar.
Par défaut, la permission de prise de parole de l'événement Livestorm que vous créez dans Google Calendar est réglée sur « Tout le monde peut parler ».
Si vous créez des événements récurrents dans Google Calendar, vous pourrez obtenir un lien d'accès à votre salle Livestorm, accéder à la salle pour chaque session, et inviter des invités pour chaque session, mais vous ne pourrez pas voir toutes les sessions dans votre tableau de bord Livestorm pour le moment. Vous verrez seulement la première session et devrez vous fier à votre Google Calendar pour les événements récurrents.
L'intégration Google Calendar ne supporte pas les e-mails de groupe tels que « product-team@acme.co ». Elle n'enregistrera pas les personnes du groupe et enregistrera « product-team@acme.co » comme s'il s'agissait d'un seul inscrit. Cela peut entraîner des problèmes puisque tout le monde dans le groupe recevra le même lien d'accès et sur Livestorm, plusieurs personnes ne peuvent pas être connectées avec le même lien. C'est un lien d'accès par personne.
Si vous créez un événement dans le passé via le module complémentaire Google Calendar, tout sera bien synchronisé sauf la date et l'heure de l'événement. Il n'est actuellement pas possible de créer des événements dans le passé sur Livestorm, donc nous définirons simplement la date et l'heure actuelles sur la session Livestorm. Il en va de même si vous modifiez un événement passé sur Google Calendar qui a un événement Livestorm attaché. Le changement de date ne sera pas reflété dans Livestorm.
Activer l'intégration avec Google Calendar#
Pour utiliser Google Calendar avec Livestorm, vous devez d'abord activer l'intégration Google Calendar dans Livestorm et installer le module complémentaire Livestorm dans Google. Suivez ces quelques étapes :
1Allez dans les Paramètres du compte Livestorm > Mes applications personnelles.
2Cliquez sur la carte Google Calendar pour ouvrir le panneau latéral.
3Cliquez sur Activer avec Google pour activer l'intégration de Google Calendar.
4Sélectionnez votre compte Google et autorisez l'accès à votre compte.
5L'intégration est maintenant activée ! 🎉
6Vous devez maintenant installer le module complémentaire pour activer Livestorm avec Google.
7Cliquez sur Installer > Continuer > Choisissez votre compte > Autoriser
8Voilà ! Le module Livestorm est maintenant installé, et vous êtes prêt·e à partir ! 🥳
Astuce Livestorm 👉 Vous pouvez définir Livestorm comme votre solution de visioconférence par défaut ou demander à votre administrateur de le faire si vous en avez un.
Créer un événement dans Google Calendar#
Maintenant que vous avez activé l'intégration Google Calendar et installé l'add-on Livestorm, vous pouvez commencer à créer vos événements directement depuis votre Google Calendar.
L'événement sera créé sur votre Google Agenda, pas sur les agendas de vos inscrits. Ils doivent l'ajouter eux-mêmes.
1Dans votre Google Agenda, cliquez sur le créneau où vous souhaitez créer votre événement Livestorm.
2Modifier les informations concernant votre événement.
3Cliquez sur Ajouter une visioconférence et sélectionnez Livestorm.
Actualisez la page de votre navigateur si vous ne voyez pas le module complémentaire Livestorm que vous venez d’installer.
La première fois que vous créez un événement depuis Google Calendar, vous devrez vous connecter à votre compte Livestorm et autoriser l'accès. Vous n'aurez plus besoin de le faire par la suite.
4Votre événement est désormais mis à jour avec le lien d'accès à votre événement Livestorm.
5Si vous ne voulez pas que tout le monde voie les noms et emails de tous les inscrits, vous pouvez les cacher en cliquant sur Plus d'options puis en décochant simplement Inviter d'autres personnes et Voir la liste des invités. Cela peut être utile si vous créez un webinar. 👌
6Enregistrez votre événement dans Google Calendar pour le voir sur votre tableau de bord Livestorm. Votre événement Livestorm synchronisé avec Google Calendar possède une icône Google Calendar.
7Vous pouvez vérifier que votre événement est bien synchronisé avec votre Google Agenda directement sur le tableau de bord de l'événement.
8Lorsque vous modifiez votre événement dans votre tableau de bord Livestorm et cliquez sur Enregistrer les mises à jour et synchroniser, les modifications apparaîtront directement dans votre Google Agenda. Dans cet exemple, la date a été modifiée. Comme il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle, toutes les modifications que vous ferez dans votre Google Agenda seront automatiquement mises à jour dans votre événement dans votre tableau de bord Livestorm.
Le titre de l’événement, la description, la date de début et de fin (durée dans Livestorm), la liste des intervenants externes sont synchronisés entre Livestorm et Google Agenda.
Ajouter des invités à votre événement Livestorm depuis Google Agenda les ajoutera automatiquement en tant qu’inscrits à l'événement Livestorm. Et vice versa, les inscrits à votre événement Livestorm seront automatiquement ajoutés à la liste des invités de votre Google Agenda. 🙌
Supprimer votre événement depuis votre tableau de bord Livestorm le supprimera également de votre Google Agenda et vice versa.
9Dans votre Calendrier Livestorm, vous pouvez facilement repérer vos événements synchronisés avec Google Calendar car ils sont verts. Les événements non synchronisés sont bleus. 👌🏼
Créer des événements avec des paramètres spécifiques dans Google Calendar#
Vous pourriez vouloir créer plusieurs événements dans Google Calendar avec les mêmes paramètres spécifiques sans le faire manuellement. Par exemple, il peut être utile de créer plusieurs événements publics pour permettre à vos participant·e·s de rejoindre votre salle avec un même et unique lien d'accès sans avoir à s'inscrire. Pour ce faire, il vous suffira d'obtenir le ID de l'événement Livestorm dont vous souhaitez copier les paramètres.
1Allez sur votre tableau de bord de l'événement et copiez l’ID de l’événement.
2Allez sur votre Google Calendar et cliquez sur l'icône Livestorm dans la barre latérale droite.
3Collez l’ID de l’événement Livestorm que vous venez de copier et cliquez sur ENREGISTRER L’ID.
4Créez vos événements comme expliqué ci-dessus. Ils auront tous les mêmes paramètres que l'événement dont vous venez de copier l'ID. 👌
5Pour arrêter d'utiliser ces paramètres d'événement, vide le champ ID événement Livestorm et clique sur ENREGISTRER L'ID.
La fermeture de votre Google Calendar ne réinitialisera pas les paramètres. Ils seront conservés jusqu'à ce que vous réinitialisiez le champ manuellement.
Rejoindre un événement depuis Google Calendar#
Rejoindre votre événement Livestorm directement depuis votre Google Calendar est super facile et ne prend que 2 clics !
1Cliquez sur votre événement Livestorm dans votre Google Agenda.
2Cliquez soit sur Rejoindre Livestorm soit sur l'URL et voilà, vous êtes dans votre salle d'événement ! 🎉
Dissocier votre événement de Google Calendar#
Vous pouvez désynchroniser votre événement Livestorm de Google Calendar en désactivant l'intégration.
1Allez dans les Paramètres du compte Livestorm > Mes applications personnelles.
2Cliquez sur la carte Google Calendar pour ouvrir le panneau latéral.
3Cliquez sur Désactiver l'application pour désynchroniser l'intégration Google Calendar avec Livestorm.
4L'intégration est maintenant désactivée et votre événement n'est plus synchronisé avec votre Google Agenda.
Toutes les modifications que vous effectuerez sur votre Google Calendar ou sur votre tableau de bord Livestorm ne seront plus synchronisées entre elles.
5Vous pouvez vérifier que votre événement est bien non synchronisé avec votre Google Agenda directement sur le tableau de bord de l'événement.
Maintenant que vous connaissez tout sur notre intégration Google Calendar, vous pouvez commencer à l'utiliser ! Profitez-en ! 😊
Participez à notre formation à la demande
Au cours de cette session de formation d'une heure, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir pour gérer votre événement en ligne, de sa création à l'analyse de vos données de participation, en passant par l'animation de l'événement en direct.